Chi phí đạt P80, tiến độ đạt P80, nhưng cả hai cùng đạt chỉ khoảng 68%: mức tin cậy chung chi phí – tiến độ (JCL)

Tình huống minh hoạ

Tình huống và số liệu dưới đây là giả định, dùng để minh hoạ.

Một dự án xây dựng trung tâm dữ liệu dự phòng được phân tích rủi ro riêng cho chi phí và riêng cho tiến độ. Báo cáo gửi hội đồng quản trị ghi:

• Ngân sách 480 tỷ đồng: đạt ở mức P80 của phân phối chi phí.
• Ngày bàn giao tháng 9 năm sau: đạt ở mức P80 của phân phối tiến độ.

Một thành viên hội đồng hỏi: "Vậy dự án có 80% khả năng vừa đủ tiền vừa kịp hạn?" Chuyên viên rủi ro lúng túng. Khi chạy mô hình tích hợp (lịch có nạp chi phí), tỷ lệ số lần lặp mà cả chi phí ≤ 480 tỷ và ngày bàn giao ≤ tháng 9 chỉ là khoảng 68%.

Vì sao hai mức 80% không cộng thành 80%

Mỗi mức P80 riêng lẻ là xác suất biên (marginal). Câu hỏi của hội đồng là xác suất chung (joint): cả hai điều kiện cùng đúng.

• Nếu chi phí và tiến độ hoàn toàn độc lập: 0,8 × 0,8 = 64%.
• Nếu chúng tương quan hoàn toàn: 80%.
• Thực tế nằm ở giữa, vì chi phí và tiến độ có liên hệ nhưng không trùng khít: trễ thì đội ngũ phải duy trì lâu hơn, nên chi phí phụ thuộc thời gian tăng; nhưng có những rủi ro chỉ làm tăng chi phí (giá thiết bị) mà không làm trễ.

Báo cáo hai con số P80 riêng lẻ vì thế phóng đại mức an toàn mà người ra quyết định cảm nhận.

JCL tại NASA

Theo phụ lục J của NASA Cost Estimating Handbook, quá trình hình thành chính sách diễn ra như sau:

• Năm 2006, Lãnh đạo NASA chỉ đạo lập ngân sách dự án ở mức tin cậy 70%, với mong muốn tạo ra sự minh bạch giữa các quản lý chương trình, trụ sở, Quốc hội và Nhà Trắng, tránh cảnh đổ lỗi khi vượt chi phí và trễ hạn.
• Hướng dẫn ban đầu chỉ nói về chi phí, bỏ qua tiến độ. Đến tháng 1 năm 2009, chính sách được cập nhật và mở rộng thành mức tin cậy chung cho chi phí và tiến độ.
• Theo NPR 7120.5E (được trích trong phụ lục), các chương trình liên kết chặt, chương trình đơn dự án và dự án có chi phí vòng đời ước tính trên 250 triệu USD phải được lập kế hoạch và ngân sách dựa trên JCL 70%, hoặc theo mức Cấp có thẩm quyền quyết định phê duyệt. JCL thấp hơn 70% phải được giải trình và lập hồ sơ; kinh phí trong mọi trường hợp không thấp hơn mức tương đương JCL 50%.
• Yêu cầu bắt buộc về JCL áp dụng tại (KDP-I với chương trình), khi dự án chốt cam kết đường cơ sở với bên ngoài. Khi tái lập đường cơ sở, JCL cần được tính lại.