Đội 14 người chỉ tồn tại 10 tuần, không có thời gian "làm quen dần": xây dựng niềm tin nhanh (swift trust) cho đội tạm thời

Tình huống minh hoạ

Tình huống và số liệu dưới đây là giả định, dùng để minh hoạ.

Một công ty tổ chức sự kiện nhận hợp đồng dàn dựng triển lãm công nghiệp quốc tế trong 10 tuần. Đội dự án 14 người gồm 5 nhân viên công ty, 4 kỹ thuật viên của nhà thầu âm thanh – ánh sáng, 3 chuyên viên thiết kế tự do và 2 đại diện của ban tổ chức triển lãm. Phần lớn chưa từng gặp nhau, và sau 10 tuần đội sẽ giải tán.

Tuần thứ 2, trưởng nhóm kỹ thuật của nhà thầu không chia sẻ bản vẽ bố trí thiết bị vì "chưa rõ bên thiết kế có làm thay đổi gì không". Bên thiết kế thì chờ bản vẽ để hoàn thiện gian hàng. Hai bên đều làm đúng theo cách tự bảo vệ, nhưng tiến độ đứng yên 4 ngày.

PM hiểu rằng không thể chờ niềm tin hình thành "tự nhiên" qua nhiều tháng làm việc chung.

Niềm tin nhanh (swift trust) là gì

Lý thuyết niềm tin nhanh (swift trust) được Debra Meyerson cùng các đồng tác giả (Karl Weick, Roderick Kramer) đề xuất năm 1996 khi nghiên cứu các nhóm tạm thời — như đoàn làm phim, đội dựng sân khấu, đội ứng cứu. Ý chính:

• Trong tổ chức tạm thời có áp lực thời gian và không có lịch sử làm việc chung, thành viên giả định niềm tin ngay từ đầu, rồi kiểm chứng và điều chỉnh qua tương tác sau đó.
• Niềm tin ban đầu dựa trên phân loại nhanh: vai trò, nghề nghiệp, tổ chức đại diện ("anh ấy là kỹ sư âm thanh của nhà thầu X, chắc biết việc"), chứ không dựa trên bằng chứng tích luỹ.
• Niềm tin này được củng cố bởi chuẩn mực hành vi chung và hành động nhất quán.
• Niềm tin nhanh mong manh: nếu không có giao tiếp hỗ trợ liên tục và kiểm chứng qua công việc chung, nó có thể sụp nhanh như khi hình thành.

Một số học giả phê bình rằng niềm tin nhanh giống một cơ chế quản lý rủi ro hơn là niềm tin thật. Với PM, điều này không quan trọng bằng hệ quả thực tiễn: đội tạm thời có thể hợp tác tốt từ sớm nếu điều kiện cho niềm tin nhanh được tạo ra có chủ đích.

Các điều kiện tạo niềm tin nhanh và việc PM cần làm

1. Vai trò rõ ràng, chuyên môn được giới thiệu

Niềm tin nhanh dựa trên vai trò, nên vai trò mơ hồ sẽ làm nó không hình thành. Ngay ngày đầu, PM giới thiệu từng người với chuyên môn và trách nhiệm cụ thể trong dự án: "Chị Lan phụ trách thiết kế gian hàng, mọi thay đổi bố cục gian hàng do chị quyết". Khi mọi người biết ai chịu trách nhiệm gì, họ dễ giao phó công việc cho nhau.

2. Mục tiêu chung và kết thúc rõ ràng