Ôn PMP domain People: thành viên làm việc kém hiệu quả — trình tự xử lý đúng tinh thần PMI

Tình huống minh hoạ

Tình huống dưới đây là giả định, dùng để minh hoạ.

Đội triển khai phần mềm quản lý bệnh viện có 10 người. Hằng — chuyên viên phân tích nghiệp vụ, trước đây được đánh giá tốt — ba tuần nay liên tục trễ hạn tài liệu đặc tả, hai lần vắng họp với khoa Dược mà không báo. Lập trình viên phải chờ, hai story bị đẩy sang sprint sau.

Trưởng nhóm phát triển đề nghị PM "nói thẳng trong họp đứng cho Hằng biết". Một thành viên khác gợi ý "báo luôn trưởng phòng của Hằng".

Phân tích theo ECO 2026 và PMBOK® Guide

Liên hệ với ECO 2026

Trong nhiệm vụ Lead the project team của ECO 2026 có hai hoạt động liên quan trực tiếp: thiết lập kỳ vọng ở cấp đội và giải quyết vấn đề. Hiệu suất kém của một thành viên vừa là vấn đề cần giải quyết, vừa là dấu hiệu kỳ vọng có thể chưa rõ. Nhiệm vụ Manage conflicts cũng liên quan, vì hiệu suất kém của một người dễ thành xung đột trong đội.

Theo PMBOK® Guide

• PMBOK 6, quy trình 9.5 Manage Team: theo dõi hiệu suất thành viên, đưa phản hồi, giải quyết vấn đề, quản lý thay đổi trong đội. Công cụ chính là kỹ năng giao tiếp và quan hệ: quản lý xung đột, ra quyết định, trí tuệ cảm xúc, gây ảnh hưởng, lãnh đạo.
• PMBOK 6, quy trình 9.4 Develop Team: đánh giá đội và cá nhân, đào tạo, ghi nhận và khen thưởng.
• PMBOK 7, lĩnh vực hiệu suất Đội: nhấn mạnh an toàn tâm lý, trách nhiệm chung và phản hồi thường xuyên.
• Bộ quy tắc đạo đức PMI: giá trị tôn trọng — xử lý vấn đề trực tiếp với người liên quan, không làm họ mất thể diện.

Mô hình phản hồi SBI

Center for Creative Leadership đề xuất mô hình Tình huống – Hành vi – Tác động (Situation – Behavior – Impact), mở rộng thành SBII khi thêm bước hỏi ý định (Intent):

1. Tình huống: nêu cụ thể khi nào, ở đâu.
2. Hành vi: mô tả điều quan sát được, không phán xét tính cách.
3. Tác động: hậu quả của hành vi với đội, dự án.
4. Ý định: hỏi người đó đã muốn đạt điều gì, để hiểu khoảng cách giữa ý định và tác động.

Ví dụ: "Trong cuộc họp với khoa Dược sáng thứ Ba và thứ Năm (tình huống), em không tham dự và không báo trước (hành vi). Khoa Dược phải chờ, và hai story bị dời sang sprint sau (tác động). Chị muốn hiểu chuyện gì đang xảy ra với em (ý định)?"