Thành viên mới làm từ xa ba tuần chưa biết hỏi ai: thiết kế onboarding cho đội phân tán

Tình huống minh hoạ

Tình huống và số liệu dưới đây là giả định, dùng để minh hoạ.

Một công ty dịch vụ logistics đang xây ứng dụng điều phối xe tải. Đội 10 người làm theo Scrum, phân tán giữa Hà Nội, Hải Phòng và một số người làm tại nhà. Giữa dự án, hai lập trình viên mới được tuyển để tăng tốc: Nam (ở Huế, làm hoàn toàn từ xa) và Linh (ở Hà Nội, làm hybrid).

Ba tuần sau, trong buổi retrospective, PM nghe được:

• Nam: "Tuần đầu em chỉ đọc tài liệu cũ, nhiều chỗ đã lỗi thời. Em không biết nên hỏi ai, sợ hỏi trong nhóm chung thì làm phiền mọi người."
• Linh: "Em ngồi cạnh anh trưởng nhóm nên hỏi được, nhưng các bạn ở Hải Phòng thì em chưa nói chuyện lần nào."
• Trưởng nhóm kỹ thuật: "Môi trường phát triển cài mất 4 ngày, vì hướng dẫn thiếu bước cấp quyền truy cập."

Nam chưa có đóng góp mã nào được hợp nhất (merge); Linh đã có ba. Khoảng cách này không đến từ năng lực, mà từ việc ai được "đón" tốt hơn.

Phân tích theo PMBOK® Guide

Onboarding từ xa khó ở đâu

Nghiên cứu "Please Turn Your Cameras On" (Rodeghero, Zimmermann, Houck, Ford — ICSE SEIP 2021) khảo sát 267 lập trình viên mới gia nhập các đội phát triển phần mềm của Microsoft trong giai đoạn đại dịch. Phần lớn họ hội nhập hoàn toàn từ xa và chưa từng gặp đồng đội trực tiếp; thách thức lớn nhất là xây dựng kết nối xã hội với đội. Khi không có những lần "ghé bàn hỏi nhanh", người mới thiếu cả thông tin lẫn cảm giác thuộc về.

GitLab — một công ty làm việc hoàn toàn từ xa — mô tả cách họ đón người mới bằng một phiếu công việc onboarding (onboarding issue) có danh sách việc cho từng ngày, và một người đồng hành (onboarding buddy) làm đầu mối thân thiện, giới thiệu người mới với các đồng nghiệp khác. Người đồng hành cũng là người làm mẫu cách xây quan hệ trong môi trường từ xa.

Góc nhìn PMBOK

• PMBOK® Guide ấn bản 6: Acquire Resources (9.3) không kết thúc khi người mới ký hợp đồng; Develop Team (9.4) bao gồm đào tạo, team building, công nghệ giao tiếp. Kế hoạch quản lý nguồn lực nên có phần hội nhập thành viên mới (onboarding), nhất là với đội phân tán.
• PMBOK 7, lĩnh vực Đội ngũ: người lãnh đạo tạo điều kiện để thành viên phát huy năng lực; nguyên tắc "Tạo môi trường cộng tác".
• Thêm người vào dự án đang chạy có chi phí: thời gian của người hướng dẫn, kênh giao tiếp tăng theo công thức n(n−1)/2. Onboarding tốt rút ngắn thời gian để người mới tạo ra giá trị và giảm chi phí này.
• Trong Scrum, người mới là thành viên của nhóm Developers; Scrum Master hỗ trợ đội tự tổ chức để tiếp nhận họ, không phải "bàn giao cho HR".