Đội 15 người, họp đứng mất 40 phút: chọn quy mô và chia đội mới trước khi "kênh giao tiếp" nhấn chìm dự án

Tình huống minh hoạ

Tình huống và số liệu dưới đây là giả định, dùng để minh hoạ.

Một công ty thương mại điện tử khởi động dự án xây dựng ứng dụng giao đồ ăn. Để "đi nhanh", sponsor phân bổ ngay 15 người: 8 lập trình viên, 3 kiểm thử viên, 2 thiết kế, 1 chuyên viên phân tích nghiệp vụ, 1 PM. Tất cả là một đội, một backlog, một cuộc họp hằng ngày.

Sau hai tuần:

• Họp đứng hằng ngày kéo dài 35–40 phút; phần lớn người dự chỉ nghe những nội dung không liên quan đến mình.
• Mỗi quyết định thiết kế cần ít nhất 6–7 người cho ý kiến.
• Hai lập trình viên vô tình làm cùng một chức năng trong 3 ngày.
• Thành viên mới nhất nói: "Tôi không biết hỏi ai về phần thanh toán."

Đội không thiếu người. Đội có quá nhiều đường giao tiếp.

Toán học của kênh giao tiếp

PMBOK® Guide ấn bản 6 dùng công thức tính số kênh giao tiếp tiềm năng trong phân tích yêu cầu truyền thông (quy trình Plan Communications Management – 10.1):

Số kênh = n(n − 1) / 2, với n là số người.

Từ 7 lên 15 người, số người tăng khoảng 2 lần nhưng số kênh tăng 5 lần. Mỗi kênh là một nơi thông tin có thể bị hiểu sai, chậm trễ hoặc bị bỏ sót.

Bài toán ôn thi thường gặp: đội có 10 người, thêm 3 người. Số kênh tăng thêm bao nhiêu? Trước: 10 × 9 / 2 = 45. Sau: 13 × 12 / 2 = 78. Tăng thêm 33 kênh. Lưu ý đề hỏi "tổng số" hay "tăng thêm", và n có tính PM hay không.

Luật Brooks và đội mới

Fred Brooks, trong cuốn The Mythical Man-Month (1975), phát biểu: thêm người vào một dự án phần mềm đang trễ sẽ làm nó trễ hơn. Ông chỉ ra ba lý do: người mới cần thời gian làm quen và lấy thời gian của người cũ, chi phí giao tiếp tăng theo số kênh, và không phải công việc nào cũng chia nhỏ được.

Chính Brooks thừa nhận đây là một sự đơn giản hoá; việc thêm người ở giai đoạn đầu dự án ít rủi ro hơn nhiều so với giai đoạn cuối. Với đội mới thành lập, đó là tin tốt: PM có cơ hội thiết kế cấu trúc ngay từ đầu, trước khi chi phí giao tiếp trở thành vấn đề kinh niên.

Khuyến nghị về quy mô