Cùng một gói việc, giá trị thu được từ 0 đến 84 triệu: chọn quy tắc đo EV cho đúng

Tình huống minh hoạ

Tình huống và số liệu dưới đây là giả định, dùng để minh hoạ.

Dự án triển khai phần mềm quản lý kho có gói công việc "Tài liệu đào tạo người dùng": ngân sách 120 triệu đồng, kế hoạch 6 tuần, gồm 12 mô-đun bài giảng. Cuối tuần thứ 3, trưởng nhóm báo cáo: "Xong khoảng 70%."

Kế toán dự án tính EV = 70% × 120 = 84 triệu. Hai tuần sau, gói việc vẫn "xong 90%", rồi kéo dài thêm ba tuần. Khi PMO rà lại, họ nhận ra con số 70% là cảm nhận chủ quan: bản nháp các mô-đun được viết nhanh, nhưng khâu duyệt nội dung với bộ phận kho mới là phần khó.

Vấn đề không nằm ở công thức EVM mà ở quy tắc ghi nhận giá trị (earning rule) — cách quyết định bao nhiêu phần ngân sách được "kiếm" tại một thời điểm.

Các quy tắc phổ biến

0/100. Chỉ ghi nhận 100% khi hoạt động hoàn thành; trước đó EV = 0. Bảo thủ, đơn giản, phù hợp với việc ngắn — thường không quá một kỳ báo cáo.

50/50. Ghi nhận 50% khi bắt đầu, 50% còn lại khi xong. Phù hợp việc kéo dài khoảng hai kỳ báo cáo. Các biến thể 25/75 hay 20/80 đặt nặng việc hoàn thành hơn.

Phần trăm hoàn thành ước tính. Người phụ trách tự đánh giá. Linh hoạt nhưng chủ quan nhất — chính là cách đã dùng trong tình huống.

Mốc có trọng số (weighted milestones). Chia gói việc thành các mốc có kết quả kiểm chứng được, mỗi mốc mang một tỷ lệ ngân sách. Phù hợp việc dài, có sản phẩm trung gian rõ.

Đơn vị hoàn thành (units completed). Với công việc gồm nhiều đơn vị giống nhau, EV = số đơn vị xong × đơn giá ngân sách mỗi đơn vị.

Công sức hỗ trợ (Level of Effort – LOE). Với công việc không tạo sản phẩm riêng như quản lý dự án, hỗ trợ kỹ thuật thường trực: EV bằng PV theo thời gian. LOE không bao giờ có sai lệch tiến độ, nên dùng nhiều sẽ "pha loãng" chỉ số của cả dự án.

Công sức phân bổ (apportioned effort). Công việc gắn tỷ lệ với một công việc khác — ví dụ kiểm tra chất lượng bằng 10% công lắp đặt — thì EV tính theo tỷ lệ EV của công việc gốc.

Áp vào gói "Tài liệu đào tạo" cuối tuần 3

Thực tế cuối tuần 3: đề cương đã duyệt; 5 trong 12 mô-đun đã hoàn thành và được bộ phận kho duyệt; 7 mô-đun còn lại có bản nháp nhưng chưa duyệt.

Mốc có trọng số được thống nhất từ đầu: duyệt đề cương 10%, hoàn thành bản nháp đủ 12 mô-đun 40%, duyệt nội dung 30%, phát hành bản cuối 20%. Cả 12 mô-đun đều đã có bản nháp đạt tiêu chí "hoàn thành bản nháp" (đủ nội dung và bài tập), còn bước duyệt nội dung mới xong 5/12 nên mốc thứ ba chưa đạt. Đội được ghi nhận hai mốc đầu: EV = (10% + 40%) × 120 = 60 triệu.