Rủi ro tích cực bị bỏ quên: 5 chiến lược ứng phó cơ hội

Tình huống minh hoạ

Dự án (giả định) triển khai hệ thống bán hàng đa kênh cho một chuỗi cửa hàng, thời hạn 9 tháng. Risk register có 40 mục, tất cả đều là mối đe doạ: nhà cung cấp trễ hạn, nhân sự nghỉ việc, lỗi tích hợp… Trong một buổi rà soát rủi ro, một thành viên nhắc rằng nhóm khác trong công ty vừa xây xong module khuyến mãi gần giống yêu cầu của dự án. Không ai ghi nhận; vài tuần sau nhóm kia chuyển sang dự án khác và tài liệu thất lạc.

Đó là một cơ hội bị bỏ lỡ. Theo PMBOK®, rủi ro là sự kiện hoặc điều kiện không chắc chắn, nếu xảy ra sẽ tác động tích cực hoặc tiêu cực tới một hoặc nhiều mục tiêu dự án. Quản lý rủi ro chỉ với một nửa định nghĩa là chưa đầy đủ.

Phân tích theo PMBOK® Guide

PMBOK® Guide – Seventh Edition, qua Uncertainty Performance Domain và nguyên tắc Optimize risk responses, nhấn mạnh việc tối đa hoá tác động tích cực đồng thời giảm thiểu tác động tiêu cực. PMBOK® 6 và PMBOK® 7 đều nêu năm chiến lược ứng phó cho mỗi loại:

Ý nghĩa các chiến lược cho cơ hội:

• Exploit (khai thác): hành động để chắc chắn cơ hội xảy ra. Ví dụ: giao những người giỏi nhất của tổ chức để rút ngắn thời gian hoàn thành.
• Escalate (chuyển lên cấp phù hợp): khi cơ hội nằm ngoài phạm vi dự án hoặc vượt thẩm quyền của PM, chuyển cho cấp phù hợp như chương trình, danh mục hay bộ phận liên quan. Sau khi được tiếp nhận, dự án không còn theo dõi cơ hội đó nữa, dù có thể vẫn ghi lại để tham khảo.
• Share (chia sẻ): chuyển quyền sở hữu cơ hội cho bên thứ ba có khả năng nắm bắt tốt nhất, để bên đó cùng hưởng một phần lợi ích nếu cơ hội xảy ra, ví dụ qua quan hệ đối tác chia sẻ rủi ro hoặc liên doanh.
• Enhance (tăng cường): tăng xác suất và/hoặc tác động của cơ hội, ví dụ bổ sung nguồn lực cho một công việc để kết thúc sớm.
• Accept (chấp nhận): ghi nhận sự tồn tại của cơ hội nhưng không hành động chủ động.

Cách xử lý đề xuất

1. Trong các buổi nhận diện rủi ro, dành riêng thời gian cho câu hỏi "Điều gì có thể diễn ra kế hoạch?". Các kỹ thuật như hay phân tích giả định và ràng buộc giúp lộ ra cơ hội.