Sponsor "vắng mặt" khi dự án cần quyết định: dùng ma trận mức độ gắn kết để kéo người bảo trợ trở lại

Tình huống minh hoạ

Tình huống dưới đây là giả định, dùng để minh hoạ.

Anh Hùng – PM – dẫn dắt dự án thay thế hệ thống quản lý kho cho một doanh nghiệp phân phối. Sponsor là Phó Tổng giám đốc phụ trách vận hành, người đã ký project charter và rất nhiệt tình lúc khởi động.

Từ tháng thứ ba, sponsor liên tục vắng các buổi họp ban chỉ đạo (steering committee) do bận một sáng kiến mở rộng thị trường. Ba quyết định đang chờ: chọn phương án chuyển đổi dữ liệu, phê duyệt khoản điều chỉnh ngân sách phần cứng, và quyết định có triển khai thí điểm tại một kho trước hay không. Đội dự án bắt đầu làm việc dựa trên giả định, một số hạng mục phải tạm dừng, còn trưởng các kho bắt đầu nghi ngờ dự án "không còn được ưu tiên".

Phân tích theo PMBOK® Guide

Theo PMBOK® Guide, sponsor là cá nhân hoặc nhóm cung cấp nguồn lực, hỗ trợ cho dự án và chịu trách nhiệm tạo điều kiện để dự án thành công. Trên thực tế, sponsor thường là người ra các quyết định vượt thẩm quyền của PM, gỡ trở ngại ở cấp tổ chức và bảo vệ business case.

Sponsor thiếu gắn kết không chỉ gây chậm quyết định mà còn phát tín hiệu sai tới các stakeholder khác. Đây là vấn đề thuộc Stakeholders Performance Domain, gắn với nguyên tắc Effectively engage with stakeholders và Demonstrate leadership behaviors – PM cần dẫn dắt cả "hướng lên trên".

Ma trận đánh giá mức độ gắn kết (stakeholder engagement assessment matrix) là công cụ có trong cả PMBOK® Guide – Sixth Edition và Seventh Edition, dùng để so sánh mức gắn kết hiện tại (C – current) với mức mong muốn (D – desired). Năm mức gắn kết dưới đây là cách phân loại của PMBOK® Guide – Sixth Edition: Unaware, Resistant, Neutral, Supportive, Leading.

Lưu ý: nên đánh giá mức gắn kết dựa trên hành vi quan sát được, không chỉ dựa trên lời nói. Sponsor vẫn nói ủng hộ dự án, nhưng việc vắng họp và treo quyết định cho thấy họ không còn tham gia tích cực; trong ví dụ này, PM đánh giá mức hiện tại tương đương Neutral, trong khi dự án cần sponsor ở mức – chủ động tham gia để dự án thành công.