Người ngồi gần sếp được giao việc hay, người làm từ xa bị "quên": nhận diện thiên kiến gần gũi khi đánh giá thành viên đội phân tán

Tình huống minh hoạ

Tình huống và số liệu dưới đây là giả định, dùng để minh hoạ.

Một công ty phần mềm có đội dự án 14 người làm theo mô hình hybrid: 9 người lên văn phòng ít nhất 3 ngày/tuần, 5 người làm hoàn toàn từ xa ở các tỉnh. Cuối năm, công ty đề nghị PM đóng góp ý kiến cho quản lý chức năng về đánh giá hiệu suất và đề cử khen thưởng.

Bản nháp đề cử đầu tiên của PM có ba cái tên — cả ba đều làm ở văn phòng, thường xuyên trao đổi với PM. Khi rà lại dữ liệu công việc trong năm, PM thấy:

• Thắng, lập trình viên làm từ xa ở Quy Nhơn, xử lý 4 trong 6 sự cố mức nghiêm trọng nhất, phần lớn vào buổi tối.
• Hai trong ba người được đề cử là những người "luôn có mặt trong các cuộc họp với khách hàng", nhưng khối lượng hạng mục hoàn thành ở mức trung bình.
• Các nhiệm vụ "có tiếng" (trình bày với ban giám đốc, dẫn workshop khách hàng) gần như chỉ giao cho người ở văn phòng — vì "tiện".

PM nhận ra mình có thể đang mắc thiên kiến gần gũi (proximity bias).

Phân tích theo PMBOK® Guide

Bằng chứng về thiên kiến gần gũi

Một thí nghiệm của các nhà nghiên cứu Đại học Warsaw (Matysiak, Kasperska, Cukrowska-Torzewska), công bố trên tạp chí Work, Employment and Society, cho 937 người quản lý ở Anh xem hồ sơ giả định của nhân viên làm ở văn phòng, làm từ xa hoàn toàn hoặc hybrid. Khi không có thông tin về hiệu suất, người quản lý ít có xu hướng đề bạt nhân viên làm từ xa hoàn toàn hơn khoảng 11% và ít tăng lương hơn khoảng 9%; với nhân viên hybrid, mức chênh là khoảng 8% và 7%. Khi được cho biết nhân viên hybrid có hiệu suất ngang người ở văn phòng, chênh lệch với nhóm hybrid biến mất — nhưng nhóm làm từ xa hoàn toàn vẫn chịu bất lợi. Lý do được nêu: người quản lý coi sự có mặt tại nơi làm việc là biểu hiện của cam kết.

Báo cáo Work Trend Index của Microsoft (tháng 9/2022, khảo sát 20.000 người ở 11 quốc gia) mô tả hiện tượng "hoang tưởng năng suất" (productivity paranoia): 87% nhân viên cho rằng mình làm việc hiệu quả, nhưng 85% lãnh đạo nói làm việc hybrid khiến họ khó tin rằng nhân viên đang làm việc hiệu quả. Khuyến nghị của báo cáo: tập trung vào tác động thay vì hoạt động.

Góc nhìn PMBOK

• PMBOK® Guide ấn bản 6: Manage Team (9.5) — theo dõi hiệu suất thành viên, cung cấp phản hồi; đầu vào là đánh giá hiệu suất đội (team performance assessments) và work performance reports. Ghi nhận và khen thưởng (recognition and rewards) thuộc Develop Team (9.4) và cần công bằng để tạo động lực.