Bị yêu cầu ký tên vào báo cáo đánh giá do người khác viết mà tôi không có thời gian kiểm tra: ký hay không?

Khi ký, bạn xác nhận với người nhận rằng bạn chịu trách nhiệm về nội dung. Ký lên tài liệu chưa kiểm tra — nhất là khi đã thấy dấu hiệu sai lệch — là tạo ấn tượng sai về mức độ bảo đảm của báo cáo. Bộ Quy tắc đạo đức PMI yêu cầu người hành nghề chỉ nhận những trách nhiệm phù hợp với năng lực và điều kiện thực tế, và cung cấp thông tin chính xác.

Phương án trong ngày

1. Kiểm tra có trọng tâm: dành 30–60 phút cho các số liệu then chốt (những con số khách hàng sẽ dùng để ra quyết định) và những chỗ bạn thấy khác. Hỏi người soạn nguồn dữ liệu.
2. Nếu sai: sửa, hoặc gửi đúng hạn nhưng ghi rõ phạm vi — ví dụ "bản sơ bộ, số liệu mục X đang được đối chiếu, bản chính thức gửi ngày …".
3. Nếu không thể kiểm tra: báo khách hàng xin lùi vài giờ hoặc một ngày. Gửi chậm một ngày ít tổn hại hơn gửi sai và phải đính chính.
4. Ghi nhận đóng góp của người soạn (tên trong mục người thực hiện) — chữ ký của bạn là phần xác nhận, không phải nhận công.

Phòng ngừa

• Lịch soạn báo cáo có mốc "bản nháp cho người duyệt" trước hạn gửi ít nhất 1–2 ngày.
• Quy định rõ ai soạn, ai rà, ai phê duyệt trong kế hoạch quản lý truyền thông (communications management plan) hoặc ma trận RACI.
• Tạo mẫu báo cáo có sẵn bảng đối chiếu số liệu với nguồn.

Đây cũng là chuẩn mực của đạo đức nghề nghiệp nói chung: người ký chịu trách nhiệm chuyên môn về nội dung mình xác nhận.

Nguồn:

• PMI — Code of Ethics and Professional Conduct (PDF)
• Wikipedia — Professional ethics