Chính tôi ước lượng sai khiến dự án trễ, nhưng chưa ai nhận ra: có nên tự nhận lỗi?

Nên nói. Bộ Quy tắc đạo đức PMI nêu rõ trong giá trị trách nhiệm (responsibility): người hành nghề nhận lỗi và sai sót của mình, sửa kịp thời; khi phát hiện lỗi do người khác gây ra thì thông báo cho bên phù hợp. Ngoài lý do đạo đức còn có lý do thực tế:

• Nếu nguyên nhân gốc bị chẩn đoán sai, biện pháp khắc phục cũng sai — dồn ép nhà cung cấp không lấy lại được 4 tuần của khối việc bị bỏ sót.
• Nhà cung cấp bị đổ lỗi oan có thể làm hỏng quan hệ hợp đồng và dẫn tới tranh chấp.
• Lỗi ước lượng thường bị phát hiện ra về sau (khi rà soát chi phí, kiểm toán). Lúc đó vấn đề không còn là lỗi kỹ thuật mà là sự trung thực.

Nói thế nào cho chuyên nghiệp

1. Trình bày theo cấu trúc: sự việc → tác động → nguyên nhân → khắc phục → phòng ngừa.
2. Tách bạch các nguyên nhân: phần trễ do nhà cung cấp và phần do thiếu sót kế hoạch, kèm số liệu.
3. Đi kèm phương án phục hồi: cập nhật WBS, ước lượng lại, các lựa chọn rút ngắn tiến độ, có cần yêu cầu thay đổi đường cơ sở hay không.
4. Không tự hạ thấp quá mức; tập trung vào hành động.

Phòng ngừa lần sau

• Rà WBS với chuyên gia và người thực hiện (ước lượng từ dưới lên, kỹ thuật Delphi).
• Checklist các nhóm công việc dễ bị sót: chuyển đổi dữ liệu, đào tạo, bàn giao vận hành, bảo mật.
• Ghi vào bài học kinh nghiệm (lessons learned) để tổ chức cùng học.

Văn hoá "văn hoá công bằng" (just culture) chỉ hình thành khi người có vị trí làm gương thừa nhận sai sót trước.

Nguồn:

• PMI — Code of Ethics and Professional Conduct (PDF)
• Wikipedia — Just culture