Đây vừa là vấn đề kỹ thuật ước lượng, vừa là vấn đề đạo đức nghề nghiệp.
1. Không phải chuyện nhỏ. Nghiên cứu của Bent Flyvbjerg về các dự án lớn mô tả "định luật sắt": vượt ngân sách, vượt thời gian, lặp đi lặp lại. Ông cũng chỉ ra hiện tượng "kẻ kém phù hợp nhất sống sót" (survival of the unfittest): những dự án trông tốt nhất trên giấy — thường vì ước tính thấp nhất — được chọn, thay vì những dự án thực sự tốt nhất. Dự toán làm đẹp không chỉ làm hại một dự án; nó làm tổ chức chọn sai dự án.
Hậu quả thực tế: khi chi phí thật lộ ra, dự án thiếu vốn giữa chừng, phải cắt phạm vi hoặc dừng; người ký kế hoạch là người đầu tiên bị hỏi trách nhiệm; niềm tin của hội đồng vào mọi ước lượng sau đó giảm sút.
2. Phản ứng của PM:
- Không ký vào con số mình không tin. Bộ quy tắc đạo đức PMI đặt trung thực là một giá trị cốt lõi — bao gồm không đưa ra thông tin sai lệch hay gây hiểu nhầm.
- Nhưng không chỉ nói "không": đề xuất cách giúp dự án vẫn có cơ hội được duyệt một cách trung thực:
- Chia dự án thành giai đoạn; xin duyệt giai đoạn 1 dưới ngưỡng với phạm vi tương ứng.
- Tìm phương án thiết kế/phạm vi rẻ hơn thật sự, kèm đánh đổi.
- Trình bày ước lượng dạng khoảng với xác suất, nêu rõ dự phòng rủi ro — để hội đồng quyết định với thông tin đầy đủ.
- Ghi lại ước lượng của nhóm kỹ thuật và giả định trong hồ sơ làm việc.
3. Giúp tổ chức ước lượng trung thực hơn:
- Dự báo theo nhóm tham chiếu (reference class forecasting): điều chỉnh ước lượng theo kết quả thực của các dự án tương tự — cách chống lại ngụy biện lập kế hoạch và thiên kiến lạc quan.
- Rà soát độc lập ước lượng cho các dự án lớn trước khi trình hội đồng.
- Theo dõi độ chính xác ước lượng lịch sử của từng đơn vị đề xuất.
Theo PMBOK 7, nguyên tắc đầu tiên là quản lý chu đáo, tôn trọng và quan tâm (stewardship) — bao gồm chính trực và tuân thủ. Ký vào một con số sai không phải là "linh hoạt", đó là chuyển rủi ro cho tổ chức và cho chính bạn trong tương lai.
Nguồn: