Nhà thầu phụ gợi ý "chia phần trăm" nếu tôi duyệt nhanh khối lượng phát sinh: xử lý thế nào?

Cần báo cáo. Đề nghị chia lại một phần tiền thanh toán cho người phê duyệt là hình thức lại quả (kickback) — một dạng hối lộ. Nói "nửa đùa" là cách thăm dò phổ biến; im lặng có thể bị hiểu là chấp nhận ngầm, và nếu sau này có điều tra, việc không báo cáo sẽ đặt PM vào tình thế khó giải thích.

Xử lý ngay

1. Từ chối rõ ràng tại chỗ, không cần gay gắt: "Bên anh không làm vậy. Phát sinh sẽ được xét theo đúng hồ sơ."
2. Ghi lại sự việc (thời gian, người nói, nội dung) và báo cho cấp trên và kênh tuân thủ của tổ chức theo quy định.
3. Đề nghị một người khác cùng thẩm định yêu cầu thay đổi này — để bảo vệ tính khách quan của quyết định và của chính bạn.

Yêu cầu thay đổi vẫn xử lý theo quy trình: phần có căn cứ vẫn được xem xét công bằng; phần mơ hồ yêu cầu bổ sung chứng từ (nhật ký thi công, biên bản hiện trường, bản vẽ hoàn công). Không trừng phạt nhà thầu bằng cách cố tình làm chậm — đó cũng là thiếu công bằng.

Thiết kế quy trình để khó bị lợi dụng

• Phân cấp thẩm quyền duyệt theo giá trị; trên ngưỡng phải qua ban kiểm soát thay đổi (change control board).
• Tách người đề xuất, người thẩm định và người phê duyệt.
• Đơn giá phát sinh đối chiếu với đơn giá hợp đồng hoặc định mức công bố.
• Điều khoản chống tham nhũng trong hợp đồng thầu phụ, cho phép chấm dứt khi vi phạm.

Nguồn:

• Wikipedia — Kickback
• PMI — Code of Ethics and Professional Conduct (PDF)