Thảo luận: "độn" thêm vào ước lượng để an toàn có phải là thiếu trung thực không?

Gợi ý của Ban biên tập để thảo luận.

Khác biệt cốt lõi: minh bạch

• Dự phòng hợp lý (contingency reserve) được tính từ phân tích rủi ro, ghi riêng và công khai: "ước lượng cơ sở 5 ngày, dự phòng 2 ngày cho rủi ro tích hợp". Người quyết định thấy được bất định và có thể quyết định cách quản lý.
• Độn ngầm giấu dự phòng vào trong ước lượng. Người nhận không biết đâu là công việc, đâu là đệm an toàn.

Bộ Quy tắc đạo đức PMI yêu cầu cung cấp thông tin chính xác và không tạo ấn tượng sai — độn ngầm, dù xuất phát từ tự vệ, đi ngược tinh thần này.

Vì sao độn ngầm còn hại về mặt quản lý

• Định luật Parkinson: công việc có xu hướng giãn ra cho đầy thời gian được cho. Phần đệm giấu trong từng việc thường bị tiêu hết.
• Đệm phân tán ở từng việc không được dùng chung, nên dự án vẫn trễ dù tổng đệm lớn.
• Phá vỡ lòng tin hai chiều: cấp trên cắt tuỳ tiện, cấp dưới độn nhiều hơn.

Giải pháp thường được chia sẻ

• Ước lượng ba điểm (lạc quan, khả dĩ nhất, bi quan) và nói chuyện bằng xác suất: "50% khả năng xong trong 5 ngày, 85% trong 7 ngày".
• Gom dự phòng ở cấp dự án/giai đoạn, quản lý có kiểm soát.
• Cấp trên cam kết không cắt ước lượng mà không thảo luận phạm vi, rủi ro.
• Theo dõi độ chính xác ước lượng theo thời gian như dữ liệu học tập, không dùng để phạt.

Còn ở tổ chức của bạn, điều gì khiến mọi người độn — và điều gì đã giúp bỏ được thói quen đó?

Nguồn:

• Wikipedia — Parkinson's law
• PMI — Code of Ethics and Professional Conduct (PDF)