Thảo luận: bạn ghi nhớ luồng các quy trình lập kế hoạch bằng cách nào?

Ban biên tập mở đầu bằng một cách nhiều người thấy hiệu quả: kể lại câu chuyện của một dự án nhỏ thay vì học bảng.

Câu chuyện mẫu (giả định): tổ chức hội nghị khách hàng 300 người

1. Nhà tài trợ ký điều lệ → PM được trao quyền.
2. "Ta sẽ quản lý phạm vi, tiến độ, chi phí… thế nào?" → các kế hoạch quản lý.
3. Hỏi khách mời, lãnh đạo muốn gì → thu thập yêu cầu.
4. Chốt hội nghị gồm gì, không gồm gì → tuyên bố phạm vi.
5. Chia thành địa điểm, chương trình, truyền thông, hậu cần → WBS.
6. Từ mỗi gói, liệt kê việc cụ thể → hoạt động, sắp trình tự, ước nguồn lực và thời lượng → lịch biểu.
7. Có hoạt động và nguồn lực thì ước chi phí → cộng lên ngân sách.
8. Song song: nghĩ điều gì có thể sai → rủi ro; ai cần biết gì → truyền thông; thuê ngoài gì → mua sắm; ai ủng hộ, ai phản đối → bên liên quan; thế nào là đạt → chất lượng.
9. Gom tất cả → kế hoạch quản lý dự án, phê duyệt đường cơ sở.

Ba mẹo phụ

• Câu hỏi "cần gì để làm việc này?": muốn ước lượng chi phí chi tiết cần biết hoạt động, nguồn lực, đơn giá, rủi ro. Nếu đáp án đề xuất làm một việc mà thiếu đầu vào của nó → nghi ngờ.
• "Kế hoạch" = cách làm, "sổ/danh sách" = dữ liệu: kế hoạch quản lý rủi ro nói cách đánh giá; sổ đăng ký rủi ro ghi các rủi ro cụ thể.
• Lập kế hoạch lặp lại: câu chuyện trên không chạy một lần; phát hiện rủi ro ở bước 8 có thể sửa WBS ở bước 5.

Còn bạn thì sao? Hãy chia sẻ cách nhớ của mình, đặc biệt nếu bạn từng học bằng mind map, flashcard hay áp vào dự án ở công ty — và phần nào bạn vẫn hay nhầm.

Nguồn:

• Wikipedia — Project plan
• Wikipedia — Work breakdown structure