Nguyễn Thu Hà, PMP
Ban biên tập mở đầu bằng một cách làm đơn giản; mời thành viên chia sẻ thêm.
Vấn đề là có thật Bài viết "Stop the Meeting Madness" trên Harvard Business Review (2017) cho biết thời gian họp của các nhà quản lý cấp cao đã tăng mạnh qua nhiều thập kỷ và có thể chiếm khoảng 23 giờ mỗi tuần. Với PM, mỗi giờ họp còn nhân lên với số người dự.
Kiểm kê theo 4 câu hỏi Liệt kê mọi cuộc họp định kỳ, với từng cuộc trả lời:
- Mục đích là gì — thông tin, phối hợp hay ra quyết định?
- Lần gần nhất cuộc họp này tạo ra quyết định hoặc hành động là khi nào?
- Có thể thay bằng bản cập nhật bằng văn bản không?
- Danh sách người dự có thể rút gọn không?
Phân loại kết quả
| Kết quả | Ví dụ |
|---|---|
| Giữ | Họp ra quyết định với sponsor |
| Rút ngắn / giảm tần suất | Họp tiến độ từ hằng tuần sang hai tuần, 60 → 30 phút |
| Chuyển sang bất đồng bộ | Cập nhật trạng thái viết vào trang chung |
| Bỏ | Họp sinh ra cho một vấn đề đã kết thúc |
Một cách thử nghiệm an toàn: tạm dừng một cuộc họp trong hai tuần, xem điều gì bị thiếu. Nếu không ai nhận ra, có lẽ không cần khôi phục.
Đội của bạn đã cắt được bao nhiêu phần trăm thời gian họp? Có cuộc họp nào bạn bỏ rồi phải lập lại không?
Nguồn: