Đặt câu hỏi, chia sẻ tình huống và cùng thảo luận cách áp dụng PMBOK® Guide vào dự án thật.
Câu hỏi thường gặp — Ban biên tập tổng hợp từ thắc mắc của nhiều PM mới. Tình huống điển hình: sau mỗi cuộc họp tiến độ, PM mất gần một giờ để viết biên bản 4–5 trang, ghi lại gần như từng câu phát biểu. Không ai đọc hết, nhưng khi có tranh chấp thì lại không tìm thấy dòng nào…
Câu hỏi thường gặp — nhiều thành viên phản ánh tình trạng "họp cho vui". Mỗi cuộc họp tuần đều kết thúc bằng 8–10 việc cần làm. Tuần sau mở biên bản ra thì phần lớn vẫn chưa động tới, lý do quen thuộc: "em tưởng anh B làm", "chưa ai gửi số liệu cho em", "bận việc khác". Xin…
Câu hỏi thường gặp — về khâu chuẩn bị trước cuộc họp. Nhiều PM gửi lời mời họp chỉ có một dòng tiêu đề "Họp dự án X". Tài liệu 30 trang được đính kèm tối hôm trước, sáng hôm sau người dự họp mở ra đọc ngay trong phòng họp, 20 phút đầu dành cho việc... trình bày lại tài liệu…
Câu hỏi thường gặp — về kỹ năng điều phối (facilitation). Trong đội có một trưởng nhóm kỹ thuật giàu kinh nghiệm, nói nhiều và nói rất chắc. Mỗi khi thảo luận phương án, anh ấy chiếm gần hết thời gian; các bạn trẻ chỉ gật đầu. Sau họp, vài người nhắn riêng cho PM rằng họ thấy…
Câu hỏi thường gặp — về giữ cuộc họp đi đúng hướng. Cuộc họp tiến độ 30 phút với 10 người. Đến mục thứ hai, hai kỹ sư bắt đầu tranh luận nên dùng hàng đợi tin nhắn loại nào. Tám người còn lại ngồi chờ, cuộc họp kéo dài gấp đôi, các mục sau bị cắt. Nhiều PM nghe nói đến kỹ thuật…
Câu hỏi thường gặp — về các cuộc họp "bàn thêm". Đã ba lần họp về việc chọn nhà cung cấp dịch vụ đám mây cho dự án. Mỗi lần đều có đủ đại diện IT, an ninh thông tin, tài chính, nghiệp vụ. Mỗi người đều có lý, cuộc họp kết thúc bằng câu "các bên tìm hiểu thêm rồi họp tiếp". Câu…
Câu hỏi thường gặp — về phình phạm vi qua các cuộc họp. Mỗi cuộc họp tiến độ thứ Hai với khách hàng, sau phần báo cáo là phần "à, tiện đây anh muốn thêm…". Đội kỹ thuật dự họp thường nhận lời ngay cho vui vẻ. Sau ba tháng, khối lượng phát sinh chiếm khoảng một phần tư công việc…
Câu hỏi thường gặp — về "một tiếng nói" trước khách hàng. PM vừa trình bày rằng dự án đúng tiến độ và rủi ro hiệu năng đã được kiểm soát. Ngay sau đó, kỹ sư kiểm thử nói: "Thật ra kết quả kiểm thử tải hôm qua chưa đạt". Khách hàng bất ngờ, cuộc họp chuyển sang chất vấn, niềm…
Câu hỏi thường gặp — từ các PM và chỉ huy trưởng công trình. Họp giao ban thứ Hai hằng tuần có chủ đầu tư, tư vấn giám sát, tổng thầu và 5–6 nhà thầu phụ. Cuộc họp thường kéo dài hai tiếng: mỗi nhà thầu lần lượt kể khó khăn, phàn nàn bị nhà thầu khác cản trở mặt bằng, rồi giải…
Câu hỏi thường gặp — từ các PM dự án truyền thống. Dự án triển khai hệ thống cho 30 chi nhánh theo kế hoạch tuần tự, đội 12 người gồm kỹ sư hạ tầng, đào tạo viên, hỗ trợ nghiệp vụ. PM thấy các đội Scrum họp hằng ngày 15 phút và muốn áp dụng, nhưng một số thành viên phản đối…
Câu hỏi thường gặp — về quan hệ PM và sponsor. Sponsor là phó tổng giám đốc, rất bận. PM chỉ gặp được khi có sự cố, và lần nào cũng vội vàng 10 phút ở hành lang. Báo cáo tuần sponsor có nhận, nhưng PM không chắc sponsor đã đọc, và khi cần sponsor gỡ vướng với phòng ban khác thì…
Câu hỏi thường gặp — về dự án bị "đóng băng" rồi chạy tiếp. Dự án bị tạm dừng ba tháng vì công ty dồn nguồn lực cho việc khác. Nay được phép chạy tiếp, nhưng một nửa đội cũ đã chuyển việc, sponsor đổi người, và một số giả định về thị trường có lẽ không còn đúng. Lãnh đạo nói…
Chủ đề thảo luận — Ban biên tập mở để thành viên chia sẻ kinh nghiệm. Họp định kỳ có xu hướng chỉ tăng không giảm: mỗi khi có vấn đề, một cuộc họp mới được tạo ra; khi vấn đề hết, cuộc họp vẫn còn trên lịch. Sau một năm, nhiều PM thấy mình có hơn chục cuộc họp lặp lại mỗi tuần…
Chủ đề thảo luận — về phân vai trong cuộc họp. Ở nhiều dự án, PM vừa chủ trì, vừa trình bày, vừa ghi biên bản. Kết quả là PM không tập trung điều phối được, còn biên bản thì thiếu. Một số đội luân phiên người ghi; một số khác có thư ký dự án (PMO); một số đội ghi chung trực…