Câu trả lời được chấp nhận
Nguyễn Thu Hà, PMP
Có — nhưng là charter một trang, không phải tập hồ sơ 20 trang. Theo PMBOK® Guide ấn bản 6, quy trình Xây dựng điều lệ dự án (Develop Project Charter, 4.1) có hai mục đích chính: chính thức cho phép dự án tồn tại và trao quyền cho PM dùng nguồn lực của tổ chức. Dự án nhỏ càng cần điều này, vì nguồn lực thường là người "mượn" từ công việc hằng ngày.
Khung charter một trang gợi ý
| Mục | Ví dụ (giả định) cho dự án đặt phòng họp |
|---|---|
| Lý do / vấn đề kinh doanh | 30% cuộc họp bị trùng phòng mỗi tháng |
| Mục tiêu đo được | Giảm trùng phòng xuống dưới 5% sau 3 tháng vận hành |
| Phạm vi trong / ngoài | Trong: đặt phòng, lịch, thông báo. Ngoài: tích hợp thiết bị phòng họp |
| Mốc chính | Chọn giải pháp tuần 2, chạy thử tuần 6, vận hành tuần 8 |
| Ngân sách được duyệt | Tổng mức trần, có ghi khoản dự phòng |
| Rủi ro tổng thể | Người dùng không chuyển thói quen từ đặt qua chat |
| Bên liên quan chính | Hành chính, IT, đại diện các phòng ban |
| Tiêu chí nghiệm thu / kết thúc | Ai nghiệm thu, thế nào là "xong" |
| PM và mức thẩm quyền | PM được quyết chi đến mức X, quá mức báo nhà tài trợ |
| Nhà tài trợ (sponsor) ký | Tên, ngày |
Mẹo để charter không thành giấy chết
- Sponsor ký, không phải PM tự ký. Người ký là người cấp tiền và có quyền phân xử khi xung đột ưu tiên.
- Ghi rõ ngoài phạm vi — dự án nhỏ hỏng chủ yếu vì "tiện thể làm luôn".
- Mục tiêu viết theo tiêu chí SMART để cuối dự án có căn cứ nghiệm thu.
- Kèm sổ giả định (assumption log) ngắn: giả định nào sai thì phải quay lại sponsor.
- Dùng charter làm điểm tham chiếu khi có yêu cầu thay đổi: "việc này có nằm trong mục tiêu đã ký không?".
Đây cũng là tinh thần điều chỉnh cho phù hợp (tailoring) trong PMBOK® Guide ấn bản 7: giữ mục đích của quy trình, giảm hình thức cho vừa quy mô.
Nguồn: