Dự án số hoá sản xuất và lưu trữ của BBC tiêu tốn 125,9 triệu bảng rồi bị huỷ năm 2013. Văn phòng Kiểm toán Quốc gia Anh chỉ ra: không có người chịu trách nhiệm duy nhất, báo cáo không phù hợp mục đích và độ trễ sáu tháng trước khi mức rủi ro đỏ được báo lên ban điều hành.
Bộ phận công nghệ xây hệ thống, các bộ phận sản xuất chịu trách nhiệm dùng và thu lợi ích, nhưng không ai đứng giữa để hoá giải khác biệt kỳ vọng. Số kênh giao tiếp tăng theo công thức n(n−1)/2; khi không có đầu mối chịu trách nhiệm, khoảng trống thông tin giữa các bên là tất yếu.
NAO ghi nhận BBC ưu tiên tung ra các bản phát hành sớm để chứng minh tiến độ khi chưa xác định rõ yêu cầu người dùng. Báo cáo dựa trên đầu ra dễ đạt tạo ra cảm giác "đúng hướng" giả tạo — biến thể của báo cáo "xanh bên ngoài".
Một nhà tài trợ/SRO có thẩm quyền xuyên bộ phận; RACI xác định ai cung cấp, ai tổng hợp và ai nhận thông tin tiến độ, lợi ích.
Mỗi báo cáo định kỳ phải trả lời ba câu hỏi: tiến độ so với đường cơ sở, chi phí dự báo để hoàn thành (EAC/ETC), và mức độ đạt lợi ích nghiệp vụ.
Dựa trên tính năng người dùng nghiệm thu, không dựa trên số bản phát hành.
Có ETC/EAC cập nhật, so với ngân sách được duyệt.
Theo dõi mức độ chấp nhận của người dùng và lợi ích trong business case.
Khi rủi ro chuyển sang đỏ, phải báo lên cấp điều hành và cơ quan giám sát trong một khoảng thời gian cố định (ví dụ trong chu kỳ báo cáo kế tiếp), không phụ thuộc lịch họp.
Tổ chức trình diễn định kỳ với người dùng thật, thu thập phản hồi và đưa vào báo cáo; mức độ chấp nhận thấp là cảnh báo sớm về lợi ích.
Khi tiến độ, chi phí hoặc lợi ích thay đổi đáng kể, trình lại business case để cấp có thẩm quyền quyết định tiếp tục, điều chỉnh hay dừng.
Báo cáo dự án không chỉ để "có báo cáo" — nó phải đưa đúng thông tin tới đúng người đủ sớm để họ còn kịp hành động. Một trạng thái đỏ được báo muộn sáu tháng có thể là khác biệt giữa cứu vãn và huỷ bỏ.
Bạn chọn phương án nào?