Bộ Giáo dục New Zealand chọn Talent2 sau đấu thầu để làm hệ thống lương Novopay, chạy từ tháng 8/2012 và gây hàng nghìn lỗi trả lương. Cuộc điều tra cấp bộ (6/2013) kết luận việc chọn nhà thầu không sai, nhưng bộ thiếu kinh nghiệm thương mại, quản trị yếu và báo cáo cho bộ trưởng quá lạc quan; chi phí tăng khoảng 23,9 triệu NZD. Phân tích quản lý mua sắm và nghiệm thu.
Hệ thống được đưa vào vận hành khi còn nhiều rủi ro đã biết, dựa trên sự tự tin của cả hai phía. Theo Tiến hành mua sắm và Kiểm soát chất lượng, điều kiện nghiệm thu nên gắn với kết quả kiểm thử có kiểm chứng độc lập và tiêu chí go/no-go định lượng, thay vì niềm tin của các bên.
Giả định 90% trường nhập dữ liệu trực tuyến trong khi thực tế khoảng 70% là ví dụ điển hình: yêu cầu và giả định về người dùng cuối cần được kiểm chứng thông qua thí điểm có đại diện, trong khâu Thu thập yêu cầu và Xác định bên liên quan.
Việc báo cáo cho bộ trưởng không phản ánh đúng tình hình là thất bại của Quản lý truyền thông và đạo đức nghề nghiệp. Cơ chế báo cáo phải đưa rủi ro và các điều kiện chưa đạt lên cùng với tiến độ, không chỉ tin tốt.
Chỉ định người có kinh nghiệm thương mại và kỹ thuật trong đội quản lý hợp đồng; lập kế hoạch quản lý mua sắm với các chỉ số hiệu suất, họp rà soát định kỳ và quy trình xử lý thay đổi rõ ràng.
Các tiêu chí cần được thoả thuận trước trong hợp đồng:
Kiểm thử độc lập đạt mức lỗi nghiêm trọng bằng không, đã thí điểm với nhóm trường đại diện và chạy song song ít nhất một chu kỳ lương.
Còn lỗi ở mức thấp được liệt kê, có kế hoạch sửa và người chịu trách nhiệm, kèm giữ lại một phần thanh toán.
Còn lỗi ảnh hưởng đến việc trả lương đúng hoặc chưa có phương án quay lui thì không đưa vào vận hành.
Chạy thí điểm với các loại trường khác nhau, đo thực tế (như tỷ lệ nhập dữ liệu trực tuyến) và điều chỉnh thiết kế hoặc kế hoạch đào tạo trước khi triển khai toàn quốc.
Báo cáo trạng thái luôn nêu rủi ro, điều kiện chưa đạt và ý kiến của đơn vị bảo đảm chất lượng độc lập; khi bất đồng thì leo thang lên ban chỉ đạo thay vì làm mềm thông điệp.
Ký hợp đồng với nhà thầu giỏi chưa đủ: bên mua phải đủ năng lực để quản lý hợp đồng, đặt tiêu chí nghiệm thu có bằng chứng độc lập và báo cáo trung thực lên cấp trên. Quyết định go-live phải dựa trên dữ liệu chứ không dựa trên sự tự tin của các bên.
Bạn chọn phương án nào?