Bộ Giao thông Anh (DfT) tự đứng ra mua 866 toa tàu liên tỉnh theo hợp đồng cung cấp – tài trợ – bảo trì 27,5 năm. Giữa chừng, chính sách điện khí hoá thay đổi, nhà thầu ưu tiên nộp bản chào sửa đổi và DfT chấp nhận mà không quay lại thị trường. Phân tích dưới góc nhìn quản lý mua sắm: giữ áp lực cạnh tranh sau khi đã chọn nhà thầu ưu tiên.
Tàu chỉ có giá trị khi chạy được trên hạ tầng tương ứng. Kế hoạch quản lý mua sắm (procurement management plan) của IEP được lập khi chính sách điện khí hoá còn chưa rõ; hai năm sau chính sách đổi. Đây là thiếu sót của Xây dựng kế hoạch quản lý dự án (Develop Project Management Plan): các kế hoạch thành phần — hạ tầng, đầu máy toa xe, nhượng quyền khai thác — không được tích hợp. NAO đề nghị một kế hoạch tổng thể gắn cả ba.
DfT chưa từng chủ trì gói mua sắm tàu lớn, đội ngũ thường xuyên quá tải và dựa nhiều vào tư vấn. Khi bên mua thiếu năng lực thương mại, phân tích tự làm hay đi mua (make-or-buy) và lựa chọn chiến lược mua sắm dễ dựa trên giả định thay vì dữ liệu thị trường.
NAO ghi nhận DfT chủ yếu cập nhật tiến độ cho các nhà thầu qua truyền thông, Quốc hội và họp công khai, và chưa giải thích đủ cho nhà thầu không trúng vì sao bản chào sửa đổi được chấp nhận. Điều này làm tăng rủi ro khiếu kiện — một rủi ro mua sắm có thể quản lý bằng kế hoạch giao tiếp với bên bán.
Lập lộ trình tích hợp hạ tầng – đoàn tàu – nhượng quyền, xác định đường găng (critical path) và các phụ thuộc trước khi định thời hạn và bắt đầu cạnh tranh, đúng khuyến nghị của NAO.
Quy định trước trong kế hoạch mua sắm khi nào phải quay lại thị trường:
Điều chỉnh khối lượng hoặc đặc tả dưới ngưỡng đã công bố trong hồ sơ mời thầu: đàm phán với nhà thầu ưu tiên, lưu hồ sơ lý do.
Đổi thiết kế, số lượng hoặc nguồn năng lượng: cho phép tối thiểu nhà thầu xếp thứ hai chào lại trên cùng yêu cầu mới.
Mục tiêu hoặc hạ tầng nền đã khác: dừng, cập nhật business case và tổ chức lại cạnh tranh.
Khi không mở lại cạnh tranh, bên mua cần một "should-cost" độc lập và đánh giá thị trường để chứng minh giá trị đồng tiền, thay vì chỉ so với các phương án nội bộ.
Thông báo trực tiếp, đúng lúc và nhất quán cho mọi bên dự thầu; giải trình (debrief) rõ cho nhà thầu không trúng để giảm rủi ro khiếu kiện.
Cạnh tranh là công cụ kiểm soát giá mạnh nhất của bên mua, và nó mất dần ngay khi chọn xong nhà thầu ưu tiên. Mua hàng hoá phụ thuộc hạ tầng thì phải chốt hạ tầng trước; thay đổi lớn sau khi chọn thầu cần một ngưỡng rõ ràng để quay lại thị trường.
Bạn chọn phương án nào?