Hội nghị quốc tế 1.200 khách chỉ có một ngày diễn ra: lập lịch trình và run-of-show cho sự kiện lớn

Tình huống minh hoạ

Tình huống dưới đây là giả định, dùng để minh hoạ.

Một công ty tổ chức sự kiện tại Hà Nội trúng thầu tổ chức hội nghị quốc tế về logistics tại Đà Nẵng: 1.200 đại biểu từ 20 quốc gia, 2 ngày hội nghị, 1 đêm gala, 40 gian triển lãm. Chị Phương được giao làm PM, có 5 tháng chuẩn bị.

Ba tuần trước ngày khai mạc, bức tranh không mấy sáng sủa: thiết kế sân khấu đã sửa lần thứ năm vì ban tổ chức đổi chủ đề hình ảnh; danh sách diễn giả chưa chốt nên tài liệu in chưa thể đặt; 60 đại biểu chưa nhận được thư mời phục vụ thủ tục thị thực; nhà cung cấp âm thanh ánh sáng chưa nhận được bản vẽ mặt bằng cuối cùng. Mỗi bộ phận đều có kế hoạch riêng trên bảng tính riêng, và không ai nhìn thấy toàn cảnh.

Phân tích theo PMBOK® Guide

Sự kiện là dạng dự án đặc thù: bàn giao diễn ra trong một khoảng thời gian rất ngắn và không thể làm lại. Mọi sản phẩm – sân khấu, tài liệu, hậu cần, diễn giả – phải hội tụ đúng thời điểm.

• Delivery Performance Domain: giá trị chỉ được tạo ra khi tất cả các hạng mục cùng sẵn sàng; một hạng mục thiếu (ví dụ thông dịch cabin) có thể làm hỏng trải nghiệm của cả hội nghị. Tiêu chí hoàn thành và nghiệm thu từng hạng mục cần rõ trước ngày diễn ra.
• Planning Performance Domain: lịch trình phải được lập ngược từ ngày khai mạc, với các mốc khoá quyết định (decision freeze) – sau mốc đó mọi thay đổi đều tốn kém hoặc không thể thực hiện.
• Project Work Performance Domain: quản lý nhiều nhà cung cấp, luồng thông tin và phối hợp giữa các bộ phận.
• Uncertainty Performance Domain: thời tiết, chuyến bay, sức khoẻ diễn giả – các rủi ro có xác suất thấp nhưng tác động lớn cần phương án dự phòng sẵn.

Nguyên nhân gốc: không có lịch trình tổng thể tích hợp và không có ngày khoá quyết định, nên ban tổ chức nghĩ mình có thể thay đổi đến phút chót, còn các nhà cung cấp thì chờ đợi.

Cách xử lý

Bước 1 – Lập lịch trình tổng thể theo ba tầng.