Ôn PMP domain Uncertainty: phân biệt rủi ro, vấn đề và chọn chiến lược ứng phó đúng

Tình huống minh hoạ

Dự án lắp đặt hệ thống camera an ninh cho một khu công nghiệp (bối cảnh giả định) đang ở tuần thứ sáu. Cùng lúc xảy ra ba chuyện:

1. Risk register đã ghi nhận rủi ro "nhà cung cấp chính giao thiết bị trễ do khan hiếm linh kiện", kèm kế hoạch dự phòng: mua từ nhà cung cấp thứ hai với giá cao hơn, chi từ contingency reserve. Hôm nay nhà cung cấp chính báo trễ ba tuần.
2. Mưa lớn làm ngập hầm cáp, một sự kiện chưa có trong risk register.
3. Bộ phận kinh doanh cho biết một doanh nghiệp khác trong khu có thể ký thêm hợp đồng nếu hạng mục cổng chính hoàn thành sớm để họ tham quan.

Phân tích theo PMBOK® Guide

Rủi ro và vấn đề

• Rủi ro (risk): sự kiện hoặc điều kiện không chắc chắn; nếu xảy ra sẽ tác động tích cực hoặc tiêu cực tới mục tiêu dự án.
• Vấn đề (issue): điều kiện hoặc tình huống hiện tại có thể ảnh hưởng tới mục tiêu dự án. Rủi ro đã xảy ra trở thành vấn đề và được theo dõi trong issue log.

Chiến lược ứng phó

Hai loại dự phòng

• Contingency reserve: thời gian hoặc chi phí dành cho các rủi ro đã nhận diện; nằm trong baseline chi phí, được sử dụng theo kế hoạch quản lý rủi ro.
• Management reserve: dành cho các tình huống chưa nhận diện được; nằm ngoài baseline chi phí nhưng trong ngân sách dự án. Việc sử dụng cần phê duyệt theo quy định quản trị; khi dùng management reserve, khoản đó được bổ sung vào baseline chi phí thông qua thay đổi được phê duyệt.

Workaround, rủi ro thứ cấp và rủi ro tồn dư