PM không có quyền với các phòng ban hỗ trợ: tạo ảnh hưởng bằng "đồng tiền" trao đổi của Cohen–Bradford

Tình huống minh hoạ

Tình huống dưới đây là giả định, dùng để minh hoạ.

Anh Tùng là PM dự án ra mắt tính năng thanh toán trả góp trên ứng dụng của một công ty tài chính. Đội dự án gồm 8 người trực tiếp, nhưng để go-live cần thêm hai đơn vị không thuộc dự án:

• Phòng An ninh thông tin: phải rà soát bảo mật và ký xác nhận trước khi phát hành.
• Phòng Dữ liệu: phải cung cấp bảng dữ liệu mẫu đã ẩn danh để kiểm thử.

Cả hai phòng đều nhận yêu cầu từ hàng chục dự án. Yêu cầu của anh Tùng đã nằm trong hàng đợi ba tuần. Anh gửi email nhắc, rồi cc giám đốc khối – kết quả là trưởng phòng An ninh thông tin trả lời lạnh nhạt: "Chúng tôi xử lý theo thứ tự, dự án nào cũng gấp."

Anh Tùng không có quyền giao việc cho hai phòng này. Sponsor đang công tác nước ngoài hai tuần.

Phân tích theo PMBOK® Guide

Góc nhìn PMBOK 7

• Nguyên tắc Demonstrate leadership behaviors: PMBOK 7 nhấn mạnh lãnh đạo không gắn với chức danh; mọi người trong dự án đều có thể thể hiện hành vi lãnh đạo, và ảnh hưởng là một kỹ năng lãnh đạo cốt lõi.
• Nguyên tắc Recognize, evaluate, and respond to system interactions: dự án là một phần của hệ thống tổ chức lớn hơn; các phòng ban hỗ trợ có mục tiêu, chỉ tiêu và áp lực riêng.
• Team Performance Domain và Stakeholder Performance Domain: các phòng ban hỗ trợ vừa là stakeholder, vừa đóng vai trò như "đội mở rộng".

Góc nhìn PMBOK 6

• PMBOK 6 mô tả các dạng quyền lực của PM: chính thức (formal/positional), chuyên môn (expert), dựa trên quan hệ (relational), thông tin (informational), uy tín cá nhân (referent), khen thưởng, trừng phạt… Trong tổ chức ma trận yếu hoặc chức năng, quyền chính thức của PM rất hạn chế – PM phải dựa vào các dạng quyền lực khác.
• 13.3 Manage Stakeholder Engagement và 9.3 Acquire Resources: đàm phán, ảnh hưởng, kỹ năng chính trị (political awareness).
• 10.1 Plan Communications Management: hiểu nhu cầu thông tin của từng bên.

Mô hình "đồng tiền" (currencies) của Cohen và Bradford

Allan Cohen và David Bradford, trong cuốn Influence Without Authority, cho rằng ảnh hưởng vận hành theo nguyên tắc trao đổi qua lại (reciprocity): người ta hợp tác khi nhận được thứ họ coi trọng. "Đồng tiền" không chỉ là tiền: