Trưởng phòng rút kỹ sư khỏi dự án không báo trước: xử lý xung đột nguồn lực trong tổ chức ma trận

Tình huống minh hoạ

Tình huống dưới đây là giả định, dùng để minh hoạ.

Anh Thành là PM của một công ty tư vấn thiết kế và xây dựng, phụ trách dự án nhà xưởng sản xuất linh kiện điện tử khoảng 20.000 m² tại Bắc Ninh. Công ty vận hành theo tổ chức ma trận: kỹ sư thuộc các phòng chức năng (Kết cấu, Cơ điện, Kiến trúc) và được phân bổ cho từng dự án; trưởng phòng quản lý chuyên môn, đánh giá và phân công nhân sự.

Đúng tuần chốt hồ sơ thiết kế kỹ thuật để xin phép xây dựng, chị Liên – trưởng phòng Kết cấu – điều hai trong ba kỹ sư kết cấu của dự án sang một công trình khác "đang gấp hơn". Anh Thành chỉ biết khi hai kỹ sư không có mặt ở buổi họp phối hợp.

Anh Thành bực bội, định gửi email cho Tổng giám đốc phản ánh việc phòng Kết cấu "phá dự án". Trước khi bấm gửi, anh dừng lại suy nghĩ.

Phân tích theo PMBOK® Guide

Cấu trúc tổ chức ảnh hưởng đến quyền hạn của PM. Các tài liệu của PMI thường phân biệt cấu trúc chức năng, ma trận yếu, ma trận cân bằng, ma trận mạnh và dự án hoá (projectized). Trong ma trận yếu hoặc cân bằng, quyền phân bổ nhân sự chủ yếu nằm ở trưởng bộ phận chức năng; PM phải dựa vào ảnh hưởng (influence) và thương lượng (negotiation) hơn là quyền chính thức. PMBOK® Guide – Seventh Edition nhắc tới cấu trúc tổ chức như một yếu tố môi trường cần cân nhắc khi điều chỉnh (tailoring) cách quản lý dự án.

Team Performance Domain và Stakeholders Performance Domain đều liên quan: trưởng phòng chức năng vừa là người cung cấp nguồn lực vừa là stakeholder quan trọng, có mục tiêu riêng – cân đối nhân sự cho nhiều dự án, phát triển chuyên môn của phòng.

Nguyên tắc liên quan:

• Effectively engage with stakeholders – hiểu lợi ích và ràng buộc của trưởng phòng chức năng.
• Create a collaborative project team environment – thoả thuận rõ ràng về vai trò và trách nhiệm.
• Recognize, evaluate, and respond to system interactions – xung đột nguồn lực thường là triệu chứng của việc ưu tiên danh mục dự án chưa rõ.

Nguyên nhân gốc:

1. Không có thoả thuận phân bổ nguồn lực thành văn (thời gian, tỷ lệ tham gia, điều kiện điều chuyển) với phòng Kết cấu.
2. Resource calendar của dự án không được chia sẻ, phòng chức năng không biết tuần chốt thiết kế là thời điểm then chốt.
3. Ưu tiên giữa các dự án chưa được cấp quản lý danh mục xác định, nên mỗi trưởng phòng tự quyết.

Cách xử lý