Ai nên đưa ra ước lượng: PM, chuyên gia hay chính người sẽ làm việc đó?

Nguyên tắc: ước lượng tốt nhất đến từ người sẽ thực hiện công việc hoặc người am hiểu nhất về công việc đó. Họ biết rõ độ phức tạp, năng lực bản thân và những trở ngại thực tế. Ước lượng do người làm đưa ra còn tạo cam kết, vì đó là con số của họ chứ không phải bị áp đặt.

Vai trò của PM

• Tổ chức việc ước lượng: chọn kỹ thuật (tương tự, tham số, từ dưới lên, ba điểm, ước lượng nhóm), cung cấp WBS, từ điển WBS, dữ liệu lịch sử, sổ rủi ro.
• Thách thức có tính xây dựng: hỏi giả định, so với dữ liệu lịch sử, chỉ ra rủi ro bị bỏ sót — nhưng không đơn phương đổi con số.
• Tổng hợp thành ước lượng dự án, cộng dự phòng phù hợp, ghi cơ sở ước lượng (basis of estimates).
• Truyền đạt ước lượng kèm khoảng dao động và mức tin cậy cho nhà tài trợ.

Áp vào tình huống trong đề

• Bị yêu cầu đưa con số ngay → cung cấp ước lượng sơ bộ có khoảng dao động rộng (ví dụ ước lượng tương tự), nói rõ độ chính xác thấp, và đề xuất thời điểm có ước lượng chi tiết sau khi làm việc với đội. Không bịa con số chắc chắn.
• Quản lý chức năng ước lượng thay đội → mời người làm trực tiếp cùng ước lượng; nếu khác biệt lớn, phân tích nguyên nhân (giả định khác nhau? phạm vi hiểu khác nhau?).
• Ước lượng mâu thuẫn → dùng kỹ thuật ra quyết định nhóm: Planning Poker, Delphi, thảo luận giả định; ghi rủi ro nếu bất định cao.

Trong agile: Developers trong Scrum tự ước lượng và chọn khối lượng cho sprint; Product Owner làm rõ yêu cầu nhưng không quyết định công sức. Đáp án kiểu "Scrum Master/PM giao số point cho đội" là sai.

Đáp án thường sai: "PM tự ước lượng dựa trên kinh nghiệm để tiết kiệm thời gian của đội", "giảm ước lượng của đội 20% để tạo áp lực".

Nguồn:

• Agile Alliance — Estimation
• The Scrum Guide 2020