Công ty của người thân tham gia dự thầu gói thầu mà tôi là người chấm: rút lui hay chấm thật công bằng?

Tự tin mình công bằng không đủ. Xung đột lợi ích (conflict of interest) không đòi hỏi bạn đã làm sai; chỉ cần tồn tại một lợi ích cá nhân có thể ảnh hưởng — hoặc bị người khác cho là ảnh hưởng — tới nghĩa vụ của bạn với tổ chức. Vì vậy cách xử lý chuẩn là công khai và để người có thẩm quyền quyết định.

Các bước nên làm

1. Công khai ngay bằng văn bản cho sponsor hoặc trưởng tổ đánh giá: quan hệ là gì, bạn biết từ khi nào.
2. Không tham gia chấm điểm, thảo luận hay biểu quyết liên quan đến gói đó cho đến khi có quyết định. Bộ Quy tắc đạo đức PMI nêu rõ người hành nghề phải kiềm chế không tham gia quá trình ra quyết định khi có xung đột lợi ích, trừ khi đã công khai đầy đủ và được bên có thẩm quyền chấp thuận phương án xử lý.
3. Đề xuất người thay thế có năng lực để không làm chậm tiến độ — đây là việc của PM có trách nhiệm.
4. Giữ hồ sơ: biên bản ghi nhận việc bạn rút lui giúp bảo vệ cả bạn lẫn kết quả thầu nếu bị khiếu nại.

Nếu người thân thắng thầu hợp lệ

• Đề nghị một người khác làm đầu mối nghiệm thu và phê duyệt thanh toán cho hợp đồng đó, hoặc ít nhất có người thứ hai cùng ký.
• Mọi trao đổi đi qua kênh chính thức, có lưu vết; tránh "nói chuyện riêng trong bữa cơm gia đình" về công việc.
• Ghi xung đột vào sổ đăng ký rủi ro (risk register) như một rủi ro về uy tín và tuân thủ, kèm biện pháp kiểm soát.

Lợi ích của cách làm minh bạch: nếu đơn vị đó thực sự tốt, nó vẫn thắng — nhưng thắng một cách không ai có thể nghi ngờ.

Nguồn:

• PMI — Code of Ethics and Professional Conduct (PDF)
• Wikipedia — Conflict of interest