Dự án chuyển đổi nội bộ không có sponsor thật sự, chỉ có "ban giám đốc đồng ý chủ trương": làm sao đi tiếp?

Dự án chuyển đổi mà thiếu sponsor thực chất là dự án thiếu thẩm quyền và cam kết của tổ chức — và đó là rủi ro lớn nhất của bạn hiện giờ, lớn hơn mọi rủi ro kỹ thuật. Theo PMBOK 7, sponsor là người cung cấp nguồn lực, định hướng, và đưa ra quyết định vượt thẩm quyền của PM; nguyên tắc tạo điều kiện cho thay đổi cũng nhắc rằng thay đổi tổ chức cần sự dẫn dắt có chủ đích.

Mô hình 8 bước của Kotter giúp chẩn đoán: dự án của bạn đang thiếu ngay hai bước đầu — tạo cảm giác cấp bách và xây dựng liên minh dẫn dắt (guiding coalition). "Đồng ý chủ trương" chưa phải là liên minh dẫn dắt.

Gợi ý hành động:

1. Tìm người có lợi ích lớn nhất. Ai trong ban giám đốc chịu trách nhiệm về chi phí vận tải, tỷ lệ giao đúng hẹn, hay hài lòng khách hàng? Đó là ứng viên sponsor tự nhiên — dự án giải quyết vấn đề của chính họ.

2. Gặp riêng ứng viên đó với một đề xuất ngắn (2–3 trang): vấn đề kinh doanh bằng số liệu (chi phí xe chạy rỗng, thời gian điều phối thủ công…), lợi ích kỳ vọng, những gì cần từ sponsor (khoảng 2 giờ mỗi tuần, quyền chốt quy trình, phê duyệt ngân sách theo giai đoạn). Hãy cụ thể — "làm sponsor" nghe mơ hồ thì không ai muốn nhận.

3. Đề nghị chính thức hoá: điều lệ dự án (project charter) có chữ ký sponsor, công bố trong công ty. Đây là văn bản trao thẩm quyền cho PM.

4. Tạo chiến thắng ngắn hạn (bước 6 của Kotter): chọn một đội xe thí điểm có trưởng đội cởi mở, số hoá một phần quy trình, đo kết quả sau vài tuần. Kết quả thật là công cụ thuyết phục mạnh nhất với cả ban giám đốc lẫn các trưởng đội khác.

5. Gắn kết trưởng đội xe: mời họ cùng thiết kế quy trình mới; người tham gia thiết kế ít khi phản đối kết quả.

Có nên tiếp tục khi chưa có sponsor? Có thể làm tiếp các việc chuẩn bị ít tốn kém (khảo sát, thí điểm nhỏ), nhưng nên nói rõ với ban giám đốc bằng văn bản: nếu không có sponsor trong một thời hạn hợp lý, dự án có rủi ro cao không đạt mục tiêu, và đề xuất tạm dừng các hạng mục lớn. Tiếp tục tiêu tiền mà không có người quyết định là không thực hiện đúng trách nhiệm quản lý chu đáo (stewardship).

Nguồn:

• The 8-Step Process for Leading Change — Kotter