Giả định và ràng buộc trong dự án nên ghi và theo dõi thế nào?

Định nghĩa

• Giả định: điều được coi là đúng để lập kế hoạch, chưa được chứng minh. Ví dụ: "Dữ liệu khách hàng cũ đã chuẩn hoá ≥ 95%".
• Ràng buộc: giới hạn đã biết mà dự án phải tuân theo. Ví dụ: "Ngân sách tối đa 2 tỷ", "Go-live trước 01/07 do quy định pháp lý".

Trong PMBOK® Guide ấn bản 6, sổ giả định (assumption log) là đầu ra của Develop Project Charter (4.1), được cập nhật suốt dự án; phân tích giả định và ràng buộc cũng là một kỹ thuật trong Identify Risks (11.2).

Viết giả định có ích — ba điều kiện

1. Cụ thể và kiểm chứng được ("khách hàng phản hồi tài liệu trong 3 ngày làm việc" thay vì "hợp tác tốt").
2. Có người chịu trách nhiệm xác nhận.
3. Có thời hạn kiểm chứng.

Mẫu sổ giả định (giả định minh hoạ)

Khi giả định sai

• Đánh giá tác động; nếu ảnh hưởng baseline → lập yêu cầu thay đổi.
• Thường thì giả định "chưa chắc" là nguồn rủi ro → đưa vào sổ rủi ro với phản ứng cụ thể.
• Nếu đã thành vấn đề → nhật ký vấn đề.

Hướng dẫn quản lý vấn đề của Bộ Tài chính Bắc Ireland cũng nhấn mạnh việc theo dõi chặt nhật ký và gắn với kiểm soát thay đổi — sổ giả định nên vận hành cùng nhịp đó.

Nguồn:

• APM — What is project management?
• Department of Finance (Northern Ireland) — Programme and project issues management