Giới hạn WIP đặt bao nhiêu là hợp lý, vượt giới hạn thì làm gì?

Vì sao WIP quan trọng? Theo quan hệ giữa các chỉ số luồng (định luật Little), khi thông lượng không đổi, WIP càng nhiều thì thời gian chu kỳ càng dài. Làm nhiều việc cùng lúc còn gây chi phí chuyển đổi ngữ cảnh, che giấu điểm nghẽn và kéo dài thời gian nhận phản hồi. Giới hạn WIP biến hệ thống từ "đẩy việc vào" thành kéo việc khi có năng lực (pull) — điều Kanban Guide coi là mục tiêu của việc kiểm soát WIP.

Đặt con số ban đầu

• Không có công thức chuẩn. Một điểm xuất phát hay dùng: xấp xỉ số người làm ở bước đó (hoặc thấp hơn một chút) để khuyến khích làm cặp và hỗ trợ nhau.
• Đặt giới hạn theo từng cột (bước quy trình), không chỉ toàn bảng.
• Quan sát vài tuần: nếu không bao giờ chạm giới hạn → quá lỏng; nếu người ngồi chờ thường xuyên → quá chặt.

Khi chạm giới hạn — "ngừng bắt đầu, bắt đầu hoàn thành"

1. Không kéo thêm việc mới vào cột đó.
2. Người rảnh đi giúp gỡ việc ở cột phía sau (thường là kiểm thử, review) thay vì mở việc mới.
3. Nếu một cột thường xuyên đầy → đó là điểm nghẽn; thảo luận nguyên nhân (thiếu người, thiếu môi trường, chờ phê duyệt bên ngoài).
4. Ngoại lệ (việc khẩn cấp) phải theo quy tắc đã ghi trong định nghĩa quy trình, ví dụ làn khẩn cấp tối đa 1 thẻ — Kanban Guide yêu cầu các ngoại lệ được chấp nhận phải nằm trong Definition of Workflow.

"Tạm nâng giới hạn" mỗi khi vượt thực chất là bỏ giới hạn. Nếu thật sự cần đổi, hãy đổi có chủ đích sau khi xem dữ liệu, không đổi trong lúc đang chịu áp lực.

Nguồn:

• The Kanban Guide — kanbanguides.org
• Atlassian — Working with WIP limits for kanban