Dùng mẫu dự án (template) trong công cụ để chuẩn hoá giữa nhiều đội: nên "khoá cứng" đến mức nào?

Nguyên tắc: chuẩn hoá những gì cần để tổng hợp và quản trị, để tự do những gì thuộc về cách làm việc của đội. Đây là tinh thần điều chỉnh cho phù hợp (tailoring) trong PMBOK ấn bản 7.

Nên chuẩn hoá (lớp "giao diện" với PMO)

• Một số trạng thái cấp cao để tổng hợp: Chưa bắt đầu – Đang làm – Xong (mỗi đội ánh xạ trạng thái chi tiết của mình vào đây).
• Vài trường tối thiểu: dự án/chương trình, chủ sở hữu, ngày mục tiêu, mức ưu tiên, liên kết đến mục tiêu chiến lược.
• Cách đặt tên dự án, nhãn mốc, mức độ rủi ro.

Nên để đội tự chọn

• Workflow chi tiết, cột bảng, giới hạn WIP.
• Scrum hay Kanban, độ dài sprint.
• Trường phục vụ riêng cho đội.

Một mẫu hay nhiều mẫu: thường 3–4 mẫu là đủ — ví dụ phát triển phần mềm (Scrum), vận hành/hỗ trợ (Kanban), triển khai theo giai đoạn, và dự án nghiệp vụ đơn giản. Jira và nhiều công cụ có sẵn bộ mẫu cho từng loại công việc để bắt đầu. Nhìn ở cấp chương trình/danh mục, cái PMO cần là bức tranh tổng hợp được, không phải mọi đội giống hệt nhau.

Cập nhật mẫu

• Mẫu có phiên bản và nhật ký thay đổi.
• Thay đổi ở lớp chuẩn hoá đi qua PMO, có thông báo trước; dự án đang chạy chỉ áp dụng nếu không làm gián đoạn.
• Mỗi quý thu thập phản hồi; nếu nhiều đội cùng "lách" một quy định, quy định đó có thể sai.

Dấu hiệu chuẩn hoá quá mức: xuất hiện không gian "ngoài luồng", dữ liệu bị điền cho có, đội dành thời gian cập nhật công cụ nhiều hơn làm việc.

Nguồn:

• Atlassian — Jira templates
• Atlassian — What is program management?