Đây là bức tranh quen thuộc của làm nhiều việc song song (multitasking): tổng lượng việc dở dang lớn làm mỗi việc phải chờ lâu hơn, chuyển ngữ cảnh liên tục, và cuối cùng thời gian hoàn thành của từng việc kéo dài.
1. Giải thích bằng dòng chảy công việc. Agile Alliance mô tả phương pháp Kanban là cách thiết kế, quản lý và cải tiến hệ thống dòng chảy cho công việc tri thức. Khi đặt giới hạn cho lượng công việc đang làm và dùng giới hạn đó để quyết định khi nào bắt đầu việc mới, đội có thể làm dòng chảy mượt hơn, rút ngắn thời gian, cải thiện chất lượng và giao hàng thường xuyên hơn — tinh thần "ngừng bắt đầu, bắt đầu hoàn thành". Với lãnh đạo, có thể minh hoạ bằng một trò chơi nhỏ: cùng một lượng việc, làm tuần tự từng việc so với xoay vòng nhiều việc — kết quả thường thuyết phục hơn mọi lý thuyết.
2. Đo trước khi đổi. Ghi lại thời gian từ lúc bắt đầu đến khi xong (lead time/cycle time) của các chiến dịch gần đây, số việc dở dang mỗi người. Đây là đường cơ sở để chứng minh cải thiện sau này (lĩnh vực hiệu suất Measurement trong PMBOK 7).
3. Bắt đầu nhẹ: đặt giới hạn WIP cho cả cột "Đang làm" cao hơn hiện trạng một chút rồi giảm dần, thay vì áp ngay một con số chặt.
4. Về phản đối "chờ duyệt thì làm gì":
- Tách cột "Chờ duyệt" riêng để thấy rõ thời gian chờ — thường điểm nghẽn thật nằm ở đây, không phải ở người làm.
- Khi bị chặn, ưu tiên giúp đồng đội hoàn thành việc đang dở hoặc gỡ điểm chặn (nhắc người duyệt, chuẩn bị trước nội dung duyệt) thay vì bắt đầu việc mới.
- Làm việc với người duyệt để thống nhất thời hạn phản hồi, hoặc gom duyệt theo khung giờ cố định.
5. Ưu tiên ở cấp phòng. Gốc rễ thường là không ai sắp thứ tự chiến dịch. Cần một danh sách ưu tiên duy nhất do trưởng phòng/người sở hữu quyết định — PMBOK 7 gọi đây là phần của Project work: quản lý dòng công việc và nguồn lực để duy trì hiệu quả.
Kết quả thường thấy khi áp dụng nghiêm túc: số việc "đang làm" giảm, số việc "xong" mỗi tuần tăng, và đội bớt cảm giác ngập việc.
Nguồn: