Có nên bấm "Level Resources" tự động trong MS Project khi có người bị quá tải?

Chức năng leveling của MS Project giải quyết quá tải bằng hai cách: trì hoãn việc hoặc tách việc thành nhiều đoạn, để người được giao không còn làm quá giờ. Nó không đổi người được giao, và chỉ áp dụng cho nguồn lực công việc — không áp dụng cho nguồn lực vật tư hay chi phí. Vì vậy khi nguồn lực khan hiếm nằm trên đường găng, ngày kết thúc gần như chắc chắn lùi — đúng với lý thuyết cân bằng nguồn lực trong PMBOK.

Thiết lập nên biết

• Level only within available slack: chỉ dời việc trong phạm vi float, không làm lùi ngày kết thúc. Thường không đủ để giải hết quá tải, nhưng cho bạn biết phần nào xử lý được "miễn phí" — gần với khái niệm làm mượt nguồn lực (resource smoothing).
• Priority (1–1000, mặc định 500): việc ưu tiên thấp bị dời trước; đặt 1000 thì việc đó không bị leveling.
• Mỗi lần chạy leveling, kết quả lần trước bị xoá và tính lại; có thể dùng Clear Leveling để quay về.

Quy trình gợi ý

1. Lưu bản sao, chạy leveling trong phạm vi float trước.
2. Xem phần quá tải còn lại: có thể giải quyết bằng quyết định quản lý không — đổi người, thuê ngoài, làm thêm giờ có kiểm soát, giảm phạm vi?
3. Chỉ chạy leveling toàn phần khi đã chấp nhận ngày lùi, và giải thích cho sponsor bằng con số: nguồn lực X là ràng buộc, mỗi phương án đổi lại bao nhiêu ngày/tiền.
4. Không chạy leveling liên tục mỗi tuần — kế hoạch sẽ "nhảy" và mất ổn định.

Bài học: phần mềm cho bạn một phương án, còn lựa chọn đánh đổi giữa thời gian, chi phí và phạm vi là việc của PM và bên liên quan.

Nguồn:

• Microsoft Support — Distribute project work evenly (level resource assignments)
• Microsoft Support — Resolve resource allocation problems