Nhà cung cấp gửi quà Tết giá trị lớn đúng lúc đang chấm thầu: nhận, trả lại hay báo cáo?

Nguyên tắc chung: không nhận bất cứ thứ gì có thể khiến người khác — hoặc chính bạn — nghi ngờ tính khách quan của quyết định, nhất là khi quy trình lựa chọn đang diễn ra. Thời điểm ở đây là yếu tố then chốt: một món quà nhỏ sau khi hợp đồng đã kết thúc khác hẳn một phong bì giữa lúc chấm thầu.

Vì sao không thể "âm thầm trả lại là xong"

• Bộ Quy tắc đạo đức của PMI (PMI Code of Ethics and Professional Conduct) đặt công bằng (fairness) thành một trong bốn giá trị cốt lõi: người hành nghề phải chủ động công khai xung đột lợi ích thực tế hoặc tiềm ẩn cho bên có thẩm quyền và không nhận quà hay lợi ích có thể ảnh hưởng tới phán quyết.
• Nếu chỉ trả lại mà không ghi nhận, tổ chức không biết nhà thầu đó đã có hành vi tác động; các thành viên tổ chấm khác có thể đang nhận quà tương tự.

Cách xử lý từng bước

1. Đọc lại quy định nội bộ về quà tặng và quy định đấu thầu áp dụng cho gói (nhiều tổ chức có ngưỡng giá trị và mẫu khai báo).
2. Trả lại quà kèm thư lịch sự, nêu rõ lý do là quy định đang trong giai đoạn đánh giá thầu.
3. Khai báo bằng văn bản cho trưởng tổ chuyên gia hoặc bộ phận tuân thủ: ngày nhận, người gửi, giá trị ước tính, cách đã xử lý.
4. Để bộ phận có thẩm quyền quyết định có cần đánh giá lại tư cách nhà thầu hay không — PM không tự kết luận nhà thầu "gian lận".
5. Nếu bạn cảm thấy khách quan của mình đã bị ảnh hưởng, đề nghị rút khỏi tổ chấm cho gói đó.

Còn quà mang tính phong tục? Nhiều tổ chức cho phép quà biểu tượng giá trị rất thấp (lịch, sổ tay có logo) và yêu cầu khai báo. Nguyên tắc thử nhanh: nếu bạn ngại để sếp hoặc báo chí biết món quà đó thì đó không còn là quà phong tục.

Trong đề PMP, phương án đúng thường là từ chối/trả lại và báo cáo theo chính sách tổ chức, không phải nhận rồi "giữ khách quan trong lòng".

Nguồn:

• PMI — Code of Ethics and Professional Conduct (PDF)
• Wikipedia — Bribery