Ban biên tập mở đầu bằng một số cách làm đã được kiểm chứng; mời thành viên bổ sung.
1. Giới hạn việc đang làm dở (WIP limit) Ý tưởng từ Kanban: càng nhiều việc làm song song, thời gian hoàn thành mỗi việc càng dài vì chi phí chuyển ngữ cảnh và chờ đợi. Áp dụng cho chuyên gia dùng chung: mỗi người chỉ nhận tối đa 2 nhiệm vụ "đang làm"; việc mới phải chờ việc cũ xong.
2. Ưu tiên ở cấp danh mục, không phải ở cấp PM Theo PMBOK® Guide, việc chọn và xếp ưu tiên dự án thuộc quản lý danh mục (portfolio management). PM không nên tự phân xử giữa hai sponsor. Đề xuất một bảng ưu tiên duy nhất (1, 2, 3… không có hai dự án cùng hạng) do lãnh đạo hoặc PMO duyệt hằng tháng.
3. Nhịp làm việc cố định
| Nhịp | Hoạt động |
|---|---|
| Hằng ngày | 15 phút xem bảng tổng hợp mọi dự án, xử lý chặn (blocker) |
| Hằng tuần | Mỗi dự án một khung giờ cố định; gom báo cáo tuần cùng một mẫu |
| Hằng tháng | Rà soát danh mục: nguồn lực, xung đột, đề xuất đổi ưu tiên |
4. Một nguồn sự thật Dùng một bảng tổng hợp (roll-up) với trạng thái RAG chuẩn hoá để so sánh các dự án công bằng, tránh dự án "kêu to" chiếm ưu tiên.
5. Ủy quyền Mỗi dự án có một trưởng nhóm kỹ thuật làm đầu mối hằng ngày; PM tập trung vào rủi ro, bên liên quan, quyết định.
Theo HBR, ngày càng nhiều công việc của tổ chức được tổ chức dưới dạng dự án, nên năng lực điều phối nhiều dự án là kỹ năng cốt lõi chứ không còn là ngoại lệ.
Bạn đang dùng cách nào? Ngưỡng bao nhiêu dự án thì bạn thấy chất lượng quản lý bắt đầu giảm?
Nguồn: