Dự án thay thế bệnh viện cựu chiến binh ở Denver dự kiến mở cửa năm 2013 nhưng chi phí phình lên khoảng 1,73 tỷ USD, Quốc hội phải chuyển quyền quản lý xây dựng sang Công binh Lục quân Mỹ (USACE) năm 2015. Các báo cáo GAO chỉ ra thay đổi thiết kế, phân vai không rõ, lệnh thay đổi chậm và ước tính chi phí vận hành thiếu căn cứ.
GAO ghi nhận chỉ đạo mâu thuẫn từ nhiều nhân viên VA. Thiếu ma trận trách nhiệm (RACI) cho các quyết định thiết kế làm tăng làm lại — một dạng chi phí của sự không phù hợp.
Chi phí trang thiết bị, nội thất và chuẩn bị vận hành lên tới hàng trăm triệu USD nhưng được ước tính với rất ít căn cứ. Ước tính chi phí đáng tin cần đầy đủ, có tài liệu, chính xác và đáng tin — bốn đặc điểm GAO dùng để đánh giá.
Chốt yêu cầu thiết bị và công năng trước khi phát hành thiết kế thi công; xác định rõ ai có quyền thay đổi yêu cầu.
Thiết lập ngưỡng cho quy trình thay đổi:
Theo dõi số ngày xử lý từng lệnh thay đổi so với chuẩn của tổ chức; báo cáo hằng tháng cho nhà tài trợ.
Lệnh thay đổi giá trị nhỏ được duyệt tại công trường; chỉ lệnh lớn mới lên Ban kiểm soát thay đổi (CCB) để tránh nghẽn.
Tổng giá trị thay đổi vượt tỉ lệ dự phòng đã duyệt thì bắt buộc đánh giá lại ngân sách và nguồn vốn.
Coi activation là một phần của WBS, có ước tính chi phí lập theo hướng dẫn ước tính của GAO và gắn vào lịch tổng thể tích hợp cùng phần xây dựng.
Việc chuyển quản lý xây dựng sang USACE minh hoạ quyết định "tự làm hay thuê" (make-or-buy) về năng lực quản lý dự án — đáng cân nhắc sớm thay vì khi dự án đã khủng hoảng.
Chi phí không vượt vì một quyết định lớn mà vì hàng trăm thay đổi nhỏ không được đo. Hãy chốt yêu cầu trước khi khoá đường cơ sở, đo thời gian và giá trị của mọi lệnh thay đổi, và đừng quên chi phí đưa công trình vào hoạt động.
Bạn chọn phương án nào?