Dự toán 1957 khoảng 7 triệu AUD, hoàn thành dự kiến 1963; thực tế 102 triệu AUD và khánh thành năm 1973. Chính phủ ép khởi công khi kiến trúc sư chưa có bản vẽ hoàn chỉnh, đề bài thay đổi giữa chừng. Phân tích theo Define Scope, Create WBS và lập kế hoạch cuốn chiếu.
Con số 3,5 triệu bảng được đưa ra khi chưa có cấu trúc phân chia công việc. Không có WBS thì không có cơ sở ước lượng từ dưới lên (bottom-up estimating); dự toán khi đó chỉ là một "con số chính trị" và chắc chắn sai lệch lớn khi phạm vi được làm rõ.
Khi Utzon rời đi, phạm vi nội thất được định nghĩa lại bởi một nhóm mới. Thiếu một đường cơ sở phạm vi được phê duyệt và quy trình kiểm soát thay đổi rõ ràng, mỗi lần đổi người đồng nghĩa với đổi phạm vi.
Coi lời giải kết cấu mái vỏ là một giai đoạn nghiên cứu/thiết kế riêng với cổng quyết định (phase gate). Chỉ khởi công hạng mục chịu lực khi tải trọng mái đã được xác định.
Tổ chức hội thảo với đơn vị vận hành, dàn nhạc, công ty opera và chuyên gia âm học; dùng kỹ thuật ra quyết định nhóm để chọn: sảnh đa năng nhỏ hơn hay hai sảnh chuyên dụng. Ghi kết quả vào tài liệu yêu cầu kèm tiêu chí nghiệm thu đo được (sức chứa, thời gian vang).
Với dự án biểu tượng có độ bất định cao, chỉ phân rã chi tiết phần đã rõ (móng, bục nền) và để phần mái, nội thất ở mức gói lập kế hoạch (planning package). Dự toán công bố phải là một khoảng có độ tin cậy, không phải một con số duy nhất.
Dùng thang đánh giá đơn giản cho mỗi gói công việc trong WBS:
Thiết kế chi tiết đã duyệt, tải trọng và giao diện với hạng mục khác đã chốt.
Thiết kế khái niệm đã có nhưng còn phụ thuộc lời giải kỹ thuật của hạng mục khác.
Còn yêu cầu mâu thuẫn hoặc chưa có lời giải kỹ thuật; mọi chi phí bỏ ra đều có thể phải làm lại.
Thay vì chiều theo áp lực "khởi công cho kịp", PM trình bày rõ hệ quả: khởi công sớm có thể gây làm lại và tăng chi phí. Quyết định đánh đổi thời gian–chi phí–phạm vi thuộc về nhà tài trợ nhưng phải dựa trên thông tin trung thực.
Một ý tưởng xuất sắc chưa phải là phạm vi dự án. Khởi công khi phạm vi còn mơ hồ không giúp về đích sớm hơn — nó chỉ biến bất định thành làm lại, và làm lại luôn đắt hơn thiết kế.
Bạn chọn phương án nào?