Năm 2004, đường sắt Hà Lan và Bỉ đặt 19 đoàn tàu V250 của AnsaldoBreda vì giá rẻ hơn và tốc độ cao hơn đối thủ. Tàu giao trễ nhiều năm, vào khai thác tháng 12/2012 và bị đình chỉ sau 39 ngày vì lỗi kỹ thuật. Uỷ ban điều tra của Quốc hội Hà Lan kết luận có sai lầm lớn trong mua sắm. Bài học về tiêu chí chọn nhà cung cấp và nghiệm thu.
Trong quy trình Kiểm soát mua sắm (Control Procurements), bên mua có quyền và nghĩa vụ kiểm tra tại nhà máy, theo dõi các mốc chế tạo và đánh giá kết quả thử nghiệm. Báo cáo điều tra cho thấy tàu chưa được thử nghiệm đủ, trong khi các nghi ngờ đã có từ sớm nhưng không dẫn tới hành động quyết liệt.
Nghiệm thu là cửa kiểm soát cuối cùng trước khi chuyển rủi ro sang người dùng. Khi giấy phép được cấp chủ yếu dựa trên hồ sơ và tàu được đưa vào khai thác dưới áp lực tiến độ, các lỗi về kết cấu và độ bền trong điều kiện mùa đông chỉ lộ ra khi hành khách đã sử dụng.
Thiết lập tiêu chí đánh giá trước khi mời thầu, công bố trong hồ sơ. Ví dụ (minh hoạ):
Đã giao và vận hành ổn định sản phẩm tương tự ở dự án khác; có tham chiếu khách hàng kiểm chứng được.
Đáp ứng thông số, có kế hoạch thử nghiệm nguyên mẫu, thử nghiệm điều kiện khắc nghiệt (tuyết, băng) và lộ trình chứng nhận.
Đánh giá chi phí sở hữu toàn vòng đời (bảo trì, độ tin cậy), không chỉ giá mua.
Nếu vẫn chọn nhà cung cấp chưa có kinh nghiệm, yêu cầu thêm: nguyên mẫu phải đạt thử nghiệm trước khi sản xuất loạt, thanh toán theo mốc kết quả, bảo lãnh của công ty mẹ và điều khoản trả lại sản phẩm.
Cử đội kiểm tra chất lượng tại nhà máy, theo dõi danh sách lỗi theo mức nghiêm trọng và báo cáo trung thực cho cấp quản lý và cơ quan giám sát.
Tiêu chí nghiệm thu (acceptance criteria) phải gồm số km chạy thử không lỗi, thử nghiệm mùa đông và độ tin cậy mục tiêu. Không đưa vào khai thác khi còn lỗi an toàn chưa xử lý, kể cả khi bị áp lực tiến độ.
Giá rẻ và thông số đẹp trên giấy không thay được kinh nghiệm đã chứng minh. Khi buộc phải chọn nhà cung cấp mới, PM phải bù rủi ro bằng thử nghiệm nguyên mẫu, thanh toán theo mốc và nghiệm thu nghiêm ngặt trong điều kiện thực tế.
Bạn chọn phương án nào?