Tổng điều tra dân số Scotland (2020–2022): lùi một năm so với phần còn lại của Anh quốc, gia hạn thu thập một tháng mà vẫn hụt mục tiêu phản hồi
Tháng 7/2020, Scotland quyết định lùi tổng điều tra dân số từ 3/2021 sang 3/2022 vì COVID-19, trong khi Anh, xứ Wales và Bắc Ireland vẫn làm đúng hạn. Việc lùi lịch làm chi phí tăng 21,6 triệu bảng (18%). Đến năm 2022, tỷ lệ phản hồi ban đầu chỉ 79%; gia hạn một tháng tốn thêm khoảng 6 triệu bảng và đưa tỷ lệ lên 89%, vẫn dưới mục tiêu 90%. Bài học về quyết định lịch biểu khi mốc thời gian gắn với một sự kiện quốc gia.
Bối cảnh thực tế
Tổng điều tra dân số diễn ra 10 năm một lần và là nguồn dữ liệu nền cho việc phân bổ ngân sách, quy hoạch trường học, bệnh viện. Ở Scotland, cơ quan Hồ sơ Quốc gia Scotland (NRS) phụ trách; lần điều tra tiếp theo được thiết kế là lần đầu tiên chủ yếu trên nền tảng số, vẫn cần lực lượng điều tra viên đến từng nhà để kéo tỷ lệ phản hồi lên.
Theo hai báo cáo của Audit Scotland (11/2021 và 11/2022):
- Chương trình bắt đầu gặp khó khăn từ năm 2018; NRS đã phải củng cố quản lý chương trình, trong đó có khó khăn tuyển nhân sự đủ năng lực cho một trong những dự án CNTT lớn nhất của Chính phủ Scotland.
- Tháng 7/2020, các bộ trưởng Scotland quyết định lùi điều tra từ tháng 3/2021 sang tháng 3/2022, vì phong toả khiến điều tra viên khó làm việc. Các phần khác của Anh quốc vẫn điều tra vào tháng 3/2021; họ có nguồn dữ liệu hành chính thay thế để bù khi cần, Scotland thì không.
- Việc lùi lịch làm tổng chi phí vòng đời chương trình tăng 21,6 triệu bảng (18%) so với dự toán trước dịch 117 triệu bảng.
- Năm 2022, tỷ lệ phản hồi ban đầu chỉ 79%. Thời gian thu thập được gia hạn một tháng, NRS ước tính tốn thêm khoảng 6 triệu bảng, đưa tỷ lệ lên 89% — vẫn dưới mục tiêu tối thiểu 90% và thấp hơn đáng kể các phần khác của Anh quốc (Anh và xứ Wales khoảng 97%).
- Do phản hồi thấp, NRS phải dựa vào dữ liệu hành chính (như sổ đăng ký cử tri) nhiều hơn dự kiến. Audit Scotland yêu cầu NRS làm rõ vì sao tỷ lệ thấp và chia sẻ bài học cho các cuộc điều tra sau.
Phân tích nguyên nhân theo chuẩn PMP
Mốc thời gian gắn với một “ngày điều tra” không thể trượt nhẹ
Tổng điều tra có ngày tham chiếu cố định; lùi không phải vài tuần mà là cả một năm, kéo theo chi phí giữ đội ngũ, hợp đồng và hệ thống thêm 12 tháng. Đây là loại mốc mà mọi phân tích kịch bản lịch biểu phải tính trước, không chỉ khi khủng hoảng đến.