Từ năm 2005, Sở Di trú và Nhập tịch Mỹ (USCIS) tìm cách chuyển quy trình giấy sang hệ thống điện tử. Hệ thống ELIS ra mắt 5/2012, nhưng đến 2016 mới cho nộp trực tuyến 2 trên khoảng 90 loại đơn, dưới 10% khối lượng công việc. Chi phí ước tính tăng khoảng 1 tỷ USD, lịch lùi hơn 4 năm. Bài học về sản phẩm khả dụng tối thiểu và sự tham gia của người dùng.
Triển khai phần mềm chưa kiểm thử đầy đủ cho thấy định nghĩa hoàn thành (definition of done) yếu. Trong Agile, một hạng mục chỉ được coi là xong khi đã đạt tiêu chí chấp nhận và tiêu chuẩn chất lượng chung; nếu không, "tốc độ" chỉ là ảo giác và nợ kỹ thuật dồn lại.
Thiếu chỉ số hiệu suất (performance metrics) khiến không ai trả lời được hệ thống đã cải thiện thời gian xử lý hay không. Theo lĩnh vực hiệu suất Đo lường (Measurement) của PMBOK 7, chỉ số phải đo kết quả, không chỉ đầu ra.
Ưu tiên các loại đơn có khối lượng lớn và quy trình ổn định để mỗi lần phát hành giảm rõ rệt khối lượng giấy.
Một loại đơn chỉ được tính là đã chuyển đổi khi đạt các điều kiện:
Người xét duyệt hoàn tất hồ sơ từ đầu đến cuối trên hệ thống mà không cần quay lại giấy.
Mọi bản phát hành qua kiểm thử hồi quy và kiểm thử chấp nhận với người dùng trước khi lên môi trường thật.
Thời gian xử lý trung bình và tỷ lệ lỗi được đo trước và sau chuyển đổi.
Lên kế hoạch đào tạo, hỗ trợ kỹ thuật tại chỗ và kênh phản hồi cho từng văn phòng trước khi kích hoạt tài khoản.
Hợp đồng gắn với chỉ số chất lượng và kết quả nghiệp vụ, không chỉ số lượng tính năng giao.
Phát hành sớm chỉ có giá trị khi phần phát hành giúp người dùng làm xong việc thật. Hãy đo phạm vi đã giao bằng tỷ lệ công việc thực sự chuyển sang hệ thống mới, chứ không bằng số tính năng hay số lần phát hành.
Bạn chọn phương án nào?