PM nổi nóng trong cuộc họp khủng hoảng: trí tuệ cảm xúc giúp đội dám báo tin xấu sớm

Tình huống minh hoạ

Tình huống dưới đây là giả định, dùng để minh hoạ.

Chị Vy là PM của một công ty tổ chức sự kiện tại TP.HCM, phụ trách hội nghị quốc tế ngành dược khoảng 1.200 khách trong hai ngày. Đội dự án 15 người phụ trách hậu cần, đăng ký, sân khấu – kỹ thuật và truyền thông.

Hai ngày trước sự kiện, nhà cung cấp âm thanh – ánh sáng thông báo không thể thực hiện vì thiết bị bị giữ ở một sự kiện khác. Trong cuộc họp khẩn, chị Vy lớn tiếng với trưởng nhóm kỹ thuật: "Sao giờ mới biết? Các em làm việc kiểu gì vậy?" Cả phòng im lặng.

Đội nhanh chóng tìm được nhà cung cấp thay thế và sự kiện diễn ra suôn sẻ. Nhưng các tuần sau, chị Vy nhận ra:

• Các trưởng nhóm chỉ báo cáo "mọi thứ ổn" trong họp giao ban.
• Một sự cố về danh sách khách mời được phát hiện muộn vì bạn phụ trách "sợ bị mắng nên tự xử lý".
• Trưởng nhóm kỹ thuật thừa nhận đã thấy dấu hiệu nhà cung cấp chậm phản hồi từ một tuần trước nhưng ngại nói vì "chưa chắc chắn".

Phân tích theo PMBOK® Guide

Team Performance Domain liệt kê trí tuệ cảm xúc (emotional intelligence – EI) là một kỹ năng lãnh đạo quan trọng. PMBOK® Guide – Seventh Edition mô tả EI là khả năng nhận biết cảm xúc của bản thân và người khác, dùng thông tin đó để định hướng hành vi. Các mô hình EI thường nhắc tới bốn thành phần, gắn với cách tiếp cận của Daniel Goleman:

Liên hệ với nguyên tắc Demonstrate leadership behaviors và Create a collaborative project team environment: phản ứng của người lãnh đạo khi nhận tin xấu quyết định đội có tiếp tục báo tin xấu hay không. Khi tin xấu bị trừng phạt, dòng thông tin rủi ro bị nghẽn – ảnh hưởng trực tiếp đến Uncertainty Performance Domain vì PM mất khả năng phát hiện rủi ro sớm.