Product Owner ở Paris, đội phát triển ở Hà Nội, câu hỏi chờ trả lời hai ngày: rút ngắn khoảng cách tới người ra quyết định

Tình huống minh hoạ

Tình huống và số liệu dưới đây là giả định, dùng để minh hoạ.

Một hãng bán lẻ thời trang ở Pháp thuê công ty phần mềm Việt Nam xây ứng dụng mua sắm. Đội phát triển 7 người làm theo Scrum ở Hà Nội. Product Owner (PO) là giám đốc sản phẩm của khách hàng, làm việc ở Paris, chậm hơn Hà Nội 5 giờ vào mùa hè và chỉ dành khoảng 20% thời gian cho sản phẩm này.

Sau 4 sprint, Scrum Master và PM phía công ty phần mềm thống kê:

• Trung bình mỗi sprint có 14 câu hỏi làm rõ nghiệp vụ, thời gian chờ trả lời trung vị là 2 ngày làm việc.
• 30% hạng mục trong sprint phải dừng giữa chừng để chờ câu trả lời.
• Khách hàng chỉ định một nhân viên trẻ ở văn phòng đại diện Hà Nội làm "PO đại diện" (proxy PO), nhưng người này không được quyền quyết định thứ tự ưu tiên hay chấp nhận phạm vi; mọi câu hỏi khó vẫn được chuyển sang Paris.
• Sprint Review diễn ra lúc 21 giờ Hà Nội; hai lần PO không dự được.

Phân tích theo PMBOK® Guide

Product Owner là một người có thẩm quyền, không phải một "hộp thư"

Scrum Guide 2020 nêu rõ Product Owner là một người, không phải một uỷ ban; PO chịu trách nhiệm tối đa hoá giá trị sản phẩm và quản lý Product Backlog. PO có thể đại diện cho nhu cầu của nhiều stakeholder, và có thể giao việc cho người khác, nhưng vẫn là người chịu trách nhiệm. Để PO thành công, cả tổ chức phải tôn trọng quyết định của PO.

Mô hình "PO đại diện" không có quyền quyết định là một phản mẫu (anti-pattern) phổ biến trong mô hình onshore – offshore: thêm một trạm trung chuyển, tăng số người tham gia mỗi câu hỏi, mà không rút ngắn thời gian ra quyết định.

Khoảng cách tới người ra quyết định

Agile Alliance mô tả thực hành phòng làm việc chung (team room) — lý tưởng là toàn đội, kể cả Product Owner, cùng làm việc trong một không gian để thông tin lan toả tự nhiên (osmotic communication). Với đội phân tán, không thể có phòng chung, nhưng mục tiêu vẫn vậy: đội phải tiếp cận được người quyết định nghiệp vụ trong khoảng thời gian ngắn. Nếu không, thời gian chờ quyết định trở thành nút thắt lớn nhất của dòng giá trị.

Góc nhìn PMBOK

• PMBOK 7, lĩnh vực Các bên liên quan và Đội ngũ: gắn kết người ra quyết định; nguyên tắc "Tương tác hiệu quả với các bên liên quan" và "Tập trung vào giá trị".
• PMBOK® Guide ấn bản 6: Plan Stakeholder Engagement (13.2) và (13.3) — mức gắn kết mong muốn của PO là "dẫn dắt" (leading); (10.1) xác định khung giờ, kênh và thời hạn phản hồi.