Hội đồng gật đầu theo người có chức vụ cao nhất: ra quyết định nhóm và phòng tránh groupthink

Tình huống minh hoạ

Tình huống dưới đây là giả định, dùng để minh hoạ.

Chị Ngọc là PM dự án chuyển đổi số đào tạo của một trường đại học công lập khoảng 15.000 sinh viên. Một hạng mục quan trọng là chọn hệ thống quản lý học tập (LMS) thay cho nền tảng cũ. Hội đồng lựa chọn gồm 9 người: phó hiệu trưởng phụ trách đào tạo, đại diện các khoa, phòng Đào tạo, phòng Công nghệ thông tin và một đại diện sinh viên.

Trong buổi họp đánh giá, ngay sau phần trình bày của ba nhà cung cấp, phó hiệu trưởng nói: "Tôi thấy phương án thứ hai giao diện đẹp, các trường khác cũng dùng nhiều." Các thành viên lần lượt đồng ý, cuộc họp kết thúc sau 30 phút.

Ba tháng sau, khi triển khai thí điểm:

• Phòng Công nghệ thông tin phát hiện hệ thống khó tích hợp với phần mềm quản lý đào tạo hiện tại – điều một chuyên viên đã nghi ngờ nhưng không nói.
• Hai khoa kỹ thuật phàn nàn công cụ chấm bài lập trình không đáp ứng.
• Đại diện sinh viên thừa nhận đã có ý kiến khác nhưng "không dám nói trước thầy".

Phân tích theo PMBOK® Guide

Team Performance Domain nêu ra quyết định (decision making) là một trong các kỹ năng giao tiếp và lãnh đạo mà PM cần có. PMBOK® Guide – Seventh Edition phân biệt quyết định đơn phương – nhanh nhưng dễ sai khi thiếu thông tin và giảm cam kết – và quyết định nhóm – tận dụng tri thức của nhiều người, tạo đồng thuận, nhưng tốn thời gian và chịu ảnh hưởng của động lực nhóm. Các phương pháp như biểu quyết (đa số, đồng thuận), fist of five, Roman voting, kỹ thuật Delphi và phân tích quyết định đa tiêu chí được dùng để giảm thiên lệch.

Groupthink (tư duy nhóm) – khái niệm do nhà tâm lý học Irving Janis phát triển – là hiện tượng nhóm ưu tiên sự đồng thuận và hoà khí hơn việc đánh giá thực tế các phương án. Dấu hiệu điển hình: im lặng được hiểu là đồng ý, tự kiểm duyệt ý kiến trái chiều, áp lực ngầm từ người có vị thế cao. Liên quan là hiệu ứng mỏ neo (anchoring): ý kiến đầu tiên, nhất là từ người có quyền lực, định hướng toàn bộ thảo luận.

Nguyên nhân gốc:

1. Không có tiêu chí đánh giá thống nhất trước khi xem các phương án.
2. Không có quy tắc ra quyết định (ai quyết, theo phương pháp nào).
3. Thứ tự phát biểu để người có vị thế cao nhất nói trước.
4. Thiếu kênh cho ý kiến ẩn danh hoặc độc lập.

Cách xử lý

Bước 1 – Thống nhất cách quyết định trước khi bàn nội dung. Xác định rõ: hội đồng tư vấn và phó hiệu trưởng quyết định cuối cùng, hay hội đồng biểu quyết theo đa số? Thông báo minh bạch ngay từ đầu.