Thành viên chủ chốt xin nghỉ giữa dự án: chuyển giao tri thức ẩn trước khi quá muộn

Tình huống minh hoạ

Tình huống dưới đây là giả định, dùng để minh hoạ.

Anh Quân – PM – phụ trách dự án nâng cấp nền tảng thương mại điện tử. Long – lập trình viên cao cấp – là người duy nhất nắm rõ module tích hợp với các cổng thanh toán. Một sáng thứ Hai, Long báo sẽ nghỉ việc sau 30 ngày để theo một cơ hội mới.

Tài liệu của module chỉ có vài trang đã cũ. Nhiều quyết định thiết kế, cách xử lý các trường hợp lỗi đặc thù và "mẹo" vận hành chỉ nằm trong đầu Long. Ba tuần nữa, đội phải tích hợp thêm một cổng thanh toán mới – hạng mục nằm trên đường găng.

Phân tích theo PMBOK® Guide

Project Work Performance Domain của PMBOK® Guide – Seventh Edition bao gồm việc học hỏi xuyên suốt dự án (learning throughout the project) và quản lý tri thức. PMBOK® Guide phân biệt hai loại tri thức:

Tài liệu dù tốt đến đâu cũng chỉ chuyển được tri thức hiện. Tri thức ẩn cần tương tác giữa người với người – và đó là phần rủi ro nhất trong 30 ngày tới.

Một kết quả mong muốn của Project Work Performance Domain là năng lực của đội được nâng lên nhờ học hỏi và cải tiến liên tục. Việc một module quan trọng chỉ do một người nắm là dấu hiệu dự án chưa đạt kết quả này.

Từ góc độ Uncertainty Performance Domain, "phụ thuộc vào một cá nhân" lẽ ra phải là một rủi ro trong risk register với biện pháp giảm thiểu (mitigate) như làm cặp, review chéo. Nay rủi ro đã xảy ra, nó trở thành một vấn đề (issue) cần xử lý ngay.

Về mặt lãnh đạo, cách PM phản ứng với một người nghỉ việc còn ảnh hưởng tới niềm tin và tinh thần của những người ở lại.

Cách xử lý đề xuất

1. Ghi nhận và đánh giá tác động. Đưa vào issue log; xác định hạng mục nào phụ thuộc Long và ảnh hưởng tới đường găng ra sao; thông báo sponsor và các bên liên quan nếu mốc có nguy cơ thay đổi.
2. Trao đổi tôn trọng với Long. Cảm ơn đóng góp, tôn trọng quyết định, cùng thống nhất kế hoạch chuyển giao. Nếu phù hợp, tìm hiểu lý do nghỉ – có thể phát hiện vấn đề cần cải thiện cho cả đội.