Biên bản gồm ngày giờ, người tham dự, chương trình, tóm tắt thảo luận, quyết định kèm lý do và việc cần làm có người phụ trách, hạn chót. Dùng để gửi bằng văn bản sau mỗi cuộc họp, giúp khách hàng ít phát biểu xác nhận hoặc góp ý. Trực tuyến (Confluence).
Gồm Business Case Canvas, Lean Business Case và business case một trang: vấn đề, mục tiêu, lợi ích, dự báo tài chính, rủi ro, nguồn lực và thước đo thành công. Dùng để đối chiếu lợi ích thực tế với lợi ích đã cam kết. Trực tuyến (Miro).
Từ: Lãnh đạo hỏi "dự án có đáng tiền không?": đo lường lợi ích để báo cáo đúng điều stakeholder cần biết
Bộ mẫu bảng trắng để thu thập, phân loại yêu cầu theo mức ưu tiên (bắt buộc/nên có/có thì tốt), ghi ý kiến từng stakeholder và theo dõi trạng thái. Dùng trong buổi workshop làm rõ yêu cầu với khách hàng. Trực tuyến (Miro).
Từ: Khách hàng muốn website "hiện đại, sang hơn": biến kỳ vọng mơ hồ thành tiêu chí đo được
Trang yêu cầu trả lời lần lượt: đây là gì, giải quyết vấn đề gì, vì sao đáng làm, đo thành công thế nào, dành cho ai và trông ra sao trong sản phẩm. Dùng để biến kỳ vọng mơ hồ thành tiêu chí đo được và thống nhất với khách hàng. Trực tuyến (Confluence).
Từ: Khách hàng muốn website "hiện đại, sang hơn": biến kỳ vọng mơ hồ thành tiêu chí đo được
Bảng gồm mục tiêu chính, các bước hành động, nguồn lực cần, mốc thời gian và bằng chứng hoàn thành; dạng Kanban Cần làm/Đang làm/Xong. Dùng để theo dõi từng yêu cầu bổ sung hồ sơ của cơ quan quản lý tới khi được chấp nhận. Trực tuyến (Miro).
Hơn 10 mẫu RACI: ma trận đơn giản, RACI vai trò – trách nhiệm, RACI cho quản lý thay đổi, RACI Agile và ITIL. Dùng để phân định rõ ai chịu trách nhiệm từng giao diện công việc giữa nhà thầu chính và nhà thầu phụ. Excel, Word, PowerPoint, Google Sheets.
Bảng trắng 2x2 theo quyền lực và mức quan tâm, kèm khu vực nhận diện, nhóm stakeholder và ghi chiến lược gắn kết (tần suất, kênh, động cơ). Dùng để phân nhóm cộng đồng dân cư, chính quyền địa phương, báo chí trong dự án hạ tầng. Trực tuyến (Miro).
Từ: Người dân phản đối trạm biến áp gần khu dân cư: gắn kết cộng đồng địa phương trong dự án hạ tầng
Tài liệu sống gồm vấn đề, lý do kinh doanh, mục tiêu, giả định cần kiểm chứng và kế hoạch giải pháp, thay cho điều lệ dự án dài. Dùng để giới thiệu nhanh dự án cho sponsor mới và xác nhận lại cam kết. Trực tuyến (Confluence) và PDF.
Từ: Sponsor được điều chuyển giữa dự án: giữ "người bảo trợ" khi ghế lãnh đạo đổi chủ
Gom phản hồi từ nhiều kênh vào một nơi, gắn nhãn theo mức ưu tiên, cảm nhận và loại phản hồi; hỗ trợ biểu mẫu khảo sát NPS, CSAT, CES và bảng báo cáo. Dùng để đo mức hài lòng thật của stakeholder bên cạnh chỉ số tiến độ. Trực tuyến (Asana).
Từ: Dự án "xanh" trên báo cáo nhưng khách hàng không hài lòng: đo lường đúng sự gắn kết của stakeholder
Báo cáo một trang gồm tóm tắt, tình trạng tổng thể, việc đã xong trong tuần, bước tiếp theo, rủi ro và vấn đề; có thể kéo dữ liệu từ Jira. Dùng để thay báo cáo dài bằng bản cập nhật súc tích cho lãnh đạo. Trực tuyến (Confluence).
Từ: Báo cáo tuần 20 trang nhưng không ai đọc: thiết kế lại truyền thông dự án theo nhu cầu stakeholder
Bộ mẫu bảng trắng gồm ma trận quyết định có/không trọng số, ma trận Pugh, ma trận tác động – công sức và phân tích chi phí – lợi ích. Dùng khi cần chấm điểm các yêu cầu mâu thuẫn theo tiêu chí chung đã thống nhất với stakeholder. Trực tuyến (Miro).
Từ: Kinh doanh và Tài chính đưa ra yêu cầu mâu thuẫn: PM điều phối kỳ vọng stakeholder thế nào?
Chương trình gồm mục tiêu cuộc họp, người điều phối, người dự, chủ đề kèm thời lượng, việc cần làm và kết quả cần đạt; nên gửi trước một ngày. Dùng để biến buổi gặp sponsor thành phiên ra quyết định ngắn, rõ việc. Trực tuyến (Miro).