Tháng 10/2012, Bộ Giao thông Anh huỷ quyết định trao nhượng quyền khai thác tuyến InterCity West Coast cho FirstGroup và tạm dừng ba cuộc thầu nhượng quyền khác. Nguyên nhân: công cụ tính khoản vay thứ cấp có lỗi, thông tin cho nhà thầu không minh bạch và đối xử không nhất quán. Bài học về quản trị, đảm bảo chất lượng mô hình đánh giá và năng lực bên mua.
Cuộc thầu có hơn một người chịu trách nhiệm cao nhất (senior responsible owner) qua các thời kỳ, không có một quản lý chương trình từ đầu; thành viên nhóm báo cáo về các bộ phận khác nhau nên không ai thấy toàn cảnh. Bộ trải qua bốn thư ký thường trực trong hai năm. Đây là thất bại trong thiết lập quản trị dự án (project governance).
Tháng 5/2011, DfT hoãn phát hành hồ sơ mời thầu tám tháng vì chính sách chưa xong — đúng ngày các nhà thầu chờ nhận hồ sơ. Việc này ăn hết dự phòng tiến độ, khiến các bước sau bị ép, tài liệu trình lãnh đạo không đủ thời gian xem xét.
NAO nhận xét lãnh đạo quá yên tâm vào các đợt rà soát cổng (gateway review) và kiểm toán nội bộ — vốn có phạm vi hẹp. Kiểm soát của quản lý trực tiếp mới là tuyến phòng thủ đầu tiên.
Hồ sơ mời thầu chỉ phát hành khi mọi công thức, mô hình và tiêu chí đã được chốt; nếu có thể, chia sẻ mô hình với nhà thầu để họ tự kiểm tra, đúng khuyến nghị minh bạch của NAO.
Áp dụng quy trình đảm bảo chất lượng cho mô hình dùng để ra quyết định:
Được rà soát độc lập, kiểm thử với nhiều kịch bản kinh tế, có tài liệu giả định và người sở hữu.
Mô hình làm cho mục đích khác phải được kiểm định lại trước khi dùng để chấm thầu.
Không có rà soát độc lập hoặc kết quả không giải thích được: không được dùng làm căn cứ trao thầu.
Bổ nhiệm một SRO duy nhất có kỹ năng thương mại cho mỗi giao dịch lớn, làm rõ vai trò các hội đồng và đường phê duyệt cho các vấn đề như hướng dẫn nhà thầu.
Lập tiến độ theo thời gian thông thường của loại cuộc thầu, xác định đường găng cho cả việc hoàn thiện chính sách, và giữ dự phòng tại các điểm ra quyết định.
Một cuộc thầu chỉ công bằng khi cách chấm được chốt, minh bạch và được kiểm chứng trước khi nhận hồ sơ. Mô hình đánh giá là sản phẩm của dự án mua sắm — phải được đảm bảo chất lượng như bất kỳ sản phẩm bàn giao nào khác.
Bạn chọn phương án nào?