Năm 2006, Cục Điều tra dân số Mỹ ký hợp đồng khoảng 600 triệu USD với Harris để làm thiết bị cầm tay thu thập dữ liệu. Yêu cầu bị sửa nhiều lần; tháng 1/2008 nhà thầu nhận thêm khoảng 400 yêu cầu mới và sửa đổi. Kết quả: bỏ thiết bị cho khâu thu thập chính, chi phí cuộc điều tra tăng hàng tỷ USD.
Sự "hiểu lầm nghiêm trọng" về yêu cầu kỹ thuật giữa hai bên cho thấy không có một tài liệu yêu cầu được cả hai cùng hiểu, kèm ma trận truy vết yêu cầu (requirements traceability matrix) và tiêu chí nghiệm thu đo được.
Quyết định bỏ chức năng chính (thu thập dữ liệu hộ chưa trả lời) là cắt phạm vi bị động, sau khi đã chi tiền phát triển và chỉ còn chưa tới hai năm. Phương án giấy phải lập lại từ đầu, kéo theo chi phí tăng hàng tỷ USD.
Dùng phỏng vấn, hội thảo với điều tra viên thực địa, nguyên mẫu (prototype) và quan sát công việc để rút ra yêu cầu chức năng lẫn phi chức năng (thời lượng pin, độ bảo mật, khả năng hoạt động ngoại tuyến) trước khi phát hành hồ sơ mời thầu.
Lùi từ ngày diễn tập để xác định hạn chót cho yêu cầu. Sau hạn chót, yêu cầu mới chỉ được đưa vào nếu CCB chấp thuận và có phân tích tác động.
Khi nhận một đợt yêu cầu lớn sát mốc, PM phân loại từng yêu cầu:
Không có thì không thể thu thập dữ liệu hợp pháp hoặc an toàn; ưu tiên và điều chỉnh kế hoạch.
Có thể xử lý bằng quy trình thủ công hoặc bản cập nhật sau diễn tập.
Cải tiến tiện ích; đưa vào backlog cho lần điều tra kế tiếp.
Mỗi yêu cầu có mã, nguồn, tiêu chí nghiệm thu và trạng thái; hai bên rà soát hàng tháng để phát hiện sớm sự hiểu khác nhau.
Với thời hạn cố định theo hiến pháp như điều tra dân số, phương án giấy nên được lập kế hoạch song song ngay từ đầu như một kế hoạch dự phòng (fallback plan), thay vì dựng gấp khi hệ thống chính thất bại.
Một yêu cầu đúng nhưng đến muộn vẫn có thể giết chết dự án. Thời điểm chốt yêu cầu là một quyết định quản lý phạm vi quan trọng ngang với nội dung của chính yêu cầu.
Bạn chọn phương án nào?