Bài 5.4 · Chương 5: ECO 2026 — Con người (People)
Task P7 và P8 của ECO 2026: lập kế hoạch và quản lý truyền thông (đối tượng, nội dung, kênh, tần suất), số kênh giao tiếp, mô hình người gửi – người nhận và nhiễu; tri thức ẩn, tri thức hiện và cách bảo đảm tri thức được chuyển giao.
| PM |
| Đội dự án | Kế hoạch, vướng mắc, thay đổi | Hằng ngày | Họp đứng 15 phút, bảng công việc | Cả đội |
| Người dùng cuối | Lịch ra mắt, hướng dẫn | Theo mốc | Email, video, cổng nội bộ | Nhóm truyền thông |
| Cơ quan quản lý | Hồ sơ tuân thủ | Theo quy định | Văn bản chính thức | Pháp chế |
Khi lập kế hoạch cần cân nhắc: mức khẩn cấp của thông tin, công nghệ sẵn có, mức bảo mật, đối tượng ở đâu, khác biệt văn hoá và ngôn ngữ, và nguyên tắc cần biết (chỉ gửi thông tin nhạy cảm cho người cần biết).
Số kênh giao tiếp giữa n người là n(n − 1) / 2. Đội 5 người có 10 kênh; đội 10 người có 45 kênh; đội 20 người có 190 kênh. Số người tăng gấp đôi, số kênh tăng gần gấp bốn. Hệ quả thực tế: đội lớn cần chia nhóm nhỏ, có đầu mối, có kênh chính thức rõ ràng, nếu không thông tin sẽ rối và lặp.
Người gửi mã hoá ý tưởng thành thông điệp → truyền qua kênh → người nhận giải mã → xác nhận đã nhận → phản hồi cho thấy đã hiểu. Trên đường đi có nhiễu: ngôn ngữ chuyên môn, khác biệt văn hoá, khoảng cách, tiếng ồn, cảm xúc, định kiến, quá tải thông tin. Lưu ý: người gửi chịu trách nhiệm làm thông điệp rõ ràng và kiểm tra đã được hiểu; người nhận chịu trách nhiệm nhận đủ và phản hồi. "Đã gửi email" không có nghĩa là "đã truyền thông".
Giao tiếp còn gồm phần phi ngôn ngữ (cử chỉ, nét mặt) và cận ngôn ngữ (giọng điệu, tốc độ nói) — rất quan trọng khi bàn chuyện khó. Vì vậy chuyện nhạy cảm nên trao đổi trực tiếp hoặc có hình, không nên chỉ qua tin nhắn.
Mô hình SECI của Nonaka và Takeuchi mô tả tri thức được tạo ra qua bốn chuyển hoá: xã hội hoá (ẩn → ẩn, qua làm cùng nhau), ngoại hiện (ẩn → hiện, qua viết ra, mô hình hoá), kết hợp (hiện → hiện, qua tổng hợp tài liệu), nội hiện (hiện → ẩn, qua thực hành tài liệu cho đến khi thành kỹ năng).
| Phương pháp | Phù hợp với |
|---|---|
| Tài liệu, wiki, sổ tay vận hành | Tri thức hiện |
| Làm cặp, đi kèm công việc (shadowing), kèm cặp | Tri thức ẩn |
| Cộng đồng thực hành | Chia sẻ giữa các dự án, đội |
| Buổi chia sẻ, trình diễn, kể chuyện | Bài học, kinh nghiệm xử lý tình huống |
| Sổ bài học kinh nghiệm | Lưu và dùng lại trong tổ chức |
| Luân chuyển vai trò, đào tạo chéo | Giảm phụ thuộc vào một người |
Chuyển giao tri thức cần có kế hoạch (ai cần biết gì, khi nào), thời gian trong lịch dự án (không làm "khi rảnh"), và kiểm tra người nhận đã làm được thật.
Một công ty phần mềm tại Hà Nội làm dự án cho ngân hàng, chuyên gia tích hợp duy nhất sẽ nghỉ việc sau 6 tuần. PM lập kế hoạch: tuần 1–2 chuyên gia viết tài liệu kiến trúc và quy trình xử lý sự cố (ngoại hiện); tuần 3–5 hai kỹ sư làm cặp với chuyên gia trên các yêu cầu thật (xã hội hoá); tuần 6 hai kỹ sư tự xử lý sự cố, chuyên gia chỉ quan sát. Kế hoạch truyền thông được cập nhật để khách hàng biết đầu mối kỹ thuật mới từ tuần 5.
Câu hỏi P8 hay yêu cầu tính số kênh giao tiếp hoặc chọn kênh phù hợp; câu hỏi P7 hỏi cách chuyển giao tri thức khi người chủ chốt rời đi hoặc khi bàn giao cho vận hành. Đáp án tốt: kế hoạch truyền thông theo đối tượng, kênh tương tác cho vấn đề phức tạp, và kết hợp tài liệu với thực hành cho chuyển giao tri thức. Xem thêm Nhóm Kết thúc.
5 câu · Đạt từ 70 %
Theo PMBOK® Guide – Ấn bản 8 (PMI, 2025): 6 nguyên tắc, 7 lĩnh vực hiệu suất, 5 nhóm trọng tâm với 40 quy trình không bắt buộc. PMBOK là nhãn hiệu đã đăng ký của Project Management Institute.