Mỗi thành viên ghi giờ và nơi làm việc, kênh liên lạc ưa thích, cách muốn nhận phản hồi, giá trị cá nhân rồi chia sẻ với đội. Dùng cho đội phân tán nhiều địa điểm để giảm hiểu lầm khi giao tiếp từ xa. Trực tuyến, kèm mẫu Confluence.
Từ: Đội dự án trải dài ba thành phố: xây dựng gắn kết và thoả thuận làm việc cho nhóm phân tán
Khung 5 bước: thu thập hiểu biết, lập dàn ý 3–5 bước, thêm ảnh chụp/minh hoạ, lấy góp ý của người mới và chuyên gia, xuất bản và cập nhật. Dùng để ghi lại tri thức ẩn của người sắp nghỉ thành tài liệu ai cũng làm theo được. Trực tuyến (Confluence).
Từ: Thành viên chủ chốt xin nghỉ giữa dự án: chuyển giao tri thức ẩn trước khi quá muộn
Hơn 20 mẫu gồm mô hình 8 bước của Kotter, bảng theo dõi ADKAR, phân tích trường lực, mô hình chuyển tiếp Bridges, so sánh hiện trạng – tương lai và quy trình kiểm soát thay đổi. Trực tuyến (Miro).
Từ: Hệ thống đã go-live nhưng nhân viên vẫn dùng Excel: dẫn dắt thay đổi theo Kotter và ADKAR
Buổi tự đánh giá 90 phút theo 8 thuộc tính của đội hiệu quả (gắn kết, cân bằng, hiểu chung, giá trị và thước đo...), chọn 3 điểm cần cải thiện và lập kế hoạch. Dùng để tìm nguyên nhân mất động lực. Trực tuyến (Trello/Whiteboard).
Từ: Thưởng nóng mà đội vẫn mất động lực: hiểu đúng Herzberg và Daniel Pink để giữ lửa đội dự án
Bảng gồm chương trình, kiểm tra tâm trạng, thành tích và khó khăn hiện tại, bước tiếp theo và ghi chú. Dùng để đánh giá mức năng lực – cam kết của từng người và điều chỉnh phong cách dẫn dắt phù hợp. Trực tuyến (Miro).
Từ: Chuyên gia thấy bị kèm cặp, người mới thấy bị bỏ rơi: áp dụng Situational Leadership II
Bảng trắng để cả đội cùng viết mục đích, mục tiêu, vai trò, chuẩn mực và cách làm việc chung. Dùng khi ghép hai nhóm thành một đội, giúp vượt giai đoạn Storming nhanh hơn. Trực tuyến (Miro).
Từ: Đội ghép từ hai nhóm rơi vào giai đoạn "Storming": dẫn dắt theo mô hình Tuckman
Mẫu gồm chủ đề thảo luận, câu hỏi không đồng bộ, việc cần làm và theo dõi phát triển. Dùng để PM gặp riêng từng bên trong xung đột, lắng nghe quan điểm trước khi chọn cách xử lý (hợp tác, thoả hiệp...). Trực tuyến (Asana).
Từ: Xung đột giữa hai thành viên chủ chốt: áp dụng mô hình Thomas-Kilmann
Chương trình gồm mục đích, người điều phối, người dự, chủ đề có người phụ trách và thời lượng, việc cần làm kèm hạn chót, tài liệu tham khảo. Dùng để gửi trước cuộc họp ban chỉ đạo, nêu rõ quyết định cần đưa ra. Trực tuyến (Asana).
Trang quyết định gồm bảng tổng quan (trạng thái, mức tác động, Driver, Approver, hạn chót), bối cảnh, ít nhất 3 phương án kèm ưu/nhược điểm và chi phí, việc cần làm và kết quả. Dùng để chuẩn bị hồ sơ trước họp ban chỉ đạo. Trực tuyến (Confluence).
Kế hoạch gồm mục tiêu, chiến lược truyền thông, đào tạo và hỗ trợ, mốc thời gian, quản lý rủi ro và thu thập phản hồi. Dùng khi triển khai hệ thống mới cần người dùng tác nghiệp chấp nhận. Trực tuyến (Asana, đăng ký miễn phí để dùng).
Từ: Trưởng kho phản đối hệ thống WMS ngay từ khâu thiết kế: biến người kháng cự thành người đồng hành
Bảng hai cột liệt kê lực thúc đẩy và lực cản đối với thay đổi, có thể chấm điểm mức ảnh hưởng của từng lực. Dùng để hiểu vì sao bộ phận vận hành phản đối hệ thống mới và chọn cách giảm lực cản. Trực tuyến (Miro).
Từ: Trưởng kho phản đối hệ thống WMS ngay từ khâu thiết kế: biến người kháng cự thành người đồng hành
Các bước phân loại stakeholder, lập bảng nhu cầu thông tin, kênh ưu tiên và tần suất cập nhật, rồi thống nhất kỳ vọng giao tiếp. Dùng khi làm việc với khách hàng khác văn hoá, khác múi giờ. Trực tuyến, kèm mẫu Confluence.