Bài 4.3 · Chương 4: 5 nhóm trọng tâm và 40 quy trình
Thực hiện là nơi phần lớn ngân sách được chi: điều hành công việc, quản lý tri thức, bảo đảm chất lượng, phát triển và quản lý đội, quản lý truyền thông, thực hiện ứng phó rủi ro, tiến hành mua sắm và gắn kết bên liên quan.
| Báo cáo chất lượng, kết quả kiểm toán |
| Thu nhận, phát triển, quản lý đội | Có đủ người, đủ năng lực, làm việc hiệu quả | Đánh giá hiệu suất đội, kế hoạch đào tạo |
| Quản lý truyền thông | Thông tin đến đúng người, đúng lúc, đúng cách | Báo cáo, cuộc họp, thông báo |
| Thực hiện ứng phó rủi ro | Chủ sở hữu rủi ro triển khai kế hoạch đã duyệt | Rủi ro được xử lý, sổ đăng ký cập nhật |
| Tiến hành mua sắm | Chọn nhà cung cấp, ký hợp đồng | Hợp đồng, nhà cung cấp được chọn |
| Quản lý gắn kết bên liên quan | Đáp ứng nhu cầu, xử lý lo ngại | Bên liên quan ủng hộ hơn, nhật ký vấn đề |
Trong lúc thực hiện, dự án sinh ra dữ liệu hiệu suất công việc (work performance data): quan sát thô như số giờ đã làm, chi phí thực tế, số lỗi phát hiện, phần trăm công việc hoàn thành. Dữ liệu này đi sang nhóm Giám sát và kiểm soát để được so sánh với kế hoạch thành thông tin hiệu suất (ví dụ CPI = 0,92), rồi được tổng hợp thành báo cáo hiệu suất cho bên liên quan. Phân biệt ba tầng này là câu hỏi quen thuộc trong đề thi.
Quản lý chất lượng (bảo đảm chất lượng) nhìn vào quy trình: đội có làm đúng quy trình đã cam kết không, quy trình có hiệu quả không, cần cải tiến gì. Công cụ: kiểm toán chất lượng, phân tích quy trình, phân tích nguyên nhân gốc, danh mục kiểm tra. Còn kiểm tra sản phẩm có đạt yêu cầu không thuộc kiểm soát chất lượng (nhóm Giám sát và kiểm soát).
PM dành nhiều thời gian nhất cho con người trong giai đoạn này: tạo môi trường làm việc tốt, giải quyết xung đột sớm, phản hồi thường xuyên, công nhận đóng góp, đào tạo kỹ năng còn thiếu. Với đội phân tán, công cụ cộng tác và giờ làm việc chung rất quan trọng. Một dấu hiệu đội đang phát triển tốt: đội tự giải quyết được nhiều vấn đề hơn mà không cần PM.
Tiến hành mua sắm gồm: phát hành hồ sơ mời thầu, tổ chức hội nghị bên dự thầu (bidder conference — mọi nhà thầu được nghe cùng thông tin, cùng lúc, bảo đảm công bằng), nhận hồ sơ, đánh giá theo tiêu chí đã công bố, đàm phán, ký hợp đồng. Ở Việt Nam, dự án dùng vốn nhà nước phải tuân thủ quy định pháp luật về đấu thầu; doanh nghiệp tư nhân có quy chế mua sắm nội bộ.
Quản lý truyền thông là thực hiện kế hoạch truyền thông: tạo, thu thập, phân phối, lưu trữ thông tin. Hiệu quả không đo bằng số email gửi đi mà bằng việc thông tin có được hiểu và dùng hay không. Quản lý gắn kết bên liên quan là làm việc trực tiếp với họ: làm rõ và xử lý lo ngại, đàm phán, quản lý kỳ vọng. Task P8 của ECO 2026 (lập kế hoạch và quản lý truyền thông) kiểm tra kỹ năng này.
Trong thực hiện, vấn đề là không tránh khỏi. Nhật ký vấn đề (issue log) ghi mỗi vấn đề: mô tả, mức ưu tiên, người phụ trách, hạn xử lý, tình trạng. Khi xử lý vấn đề cần thay đổi kế hoạch hay đường cơ sở, đội tạo yêu cầu thay đổi và đưa qua kiểm soát thay đổi — không tự ý thay đổi trong lúc thực hiện. Hành động khắc phục và phòng ngừa nhỏ trong phạm vi thẩm quyền có thể làm ngay theo quy định của kế hoạch.
Trong agile, "thực hiện" là công việc hằng ngày trong Sprint: đội tự tổ chức, kéo việc từ Sprint Backlog, cộng tác chặt với chủ sản phẩm, tích hợp liên tục, kiểm thử trong Sprint. PM hoặc Scrum Master tập trung gỡ trở ngại, bảo vệ đội khỏi gián đoạn và giúp đội cải tiến. Bảng thông tin trực quan thay cho nhiều báo cáo tình trạng.
Đội lắp đặt theo đợt 10 cửa hàng/tuần. PM theo dõi dữ liệu hằng ngày: số cửa hàng xong, số lỗi kết nối máy in hoá đơn, số giờ đào tạo. Vấn đề "máy in ở 6 cửa hàng không tương thích" được ghi vào nhật ký vấn đề, giao kỹ sư phần cứng xử lý trong 48 giờ. Kiểm toán chất lượng sau đợt 1 phát hiện đội lắp đặt bỏ qua bước kiểm tra in thử — quy trình được cập nhật và danh mục kiểm tra được bổ sung. Bài học được ghi ngay vào sổ bài học kinh nghiệm để đợt 2 tránh lặp lại.
Task P8 (truyền thông), PR5 (mua sắm), PR7 (chất lượng) của ECO 2026. Đáp án tốt thường: làm theo kế hoạch đã duyệt; vấn đề ngoài thẩm quyền → yêu cầu thay đổi hoặc leo thang; xung đột → xử lý sớm, trực tiếp; mọi nhà thầu nhận thông tin công bằng. Xem tiếp Nhóm Giám sát và kiểm soát.
5 câu · Đạt từ 70 %
Theo PMBOK® Guide – Ấn bản 8 (PMI, 2025): 6 nguyên tắc, 7 lĩnh vực hiệu suất, 5 nhóm trọng tâm với 40 quy trình không bắt buộc. PMBOK là nhãn hiệu đã đăng ký của Project Management Institute.